A auditoria mais importante entre as auditorias é sem dúvidas a auditoria de primeira parte. É nela que você realiza antes das auditorias de segunda e/ou terceira.
Mas há um engano muito comum ao pensar que a auditoria de primeira parte seria apenas para fins de validação de fornecedor (segunda parte) certificação de um órgão acreditado pelo INMETRO (terceira parte), a auditoria de primeira parte também sua aplicabilidade para otimização e padronização dos seus processos.
Essa auditoria inspeciona toda sua empresa para verificar se está de acordo com os requisitos da norma que a empresa é certificada ou pretende certificar. Ao realizar a auditoria a empresa tem ciência em quais processos/ produtos necessita de alguma melhoria e elabora planos de ação para tratar as não conformidades.
Vale ressaltar que a pessoa indicada para realizar essa auditoria necessita ser capacitada, experiente e tenha conhecimento do que irá auditar para não deixar nenhum item importante passar. Além disso, o auditor interno precisa ser objetivo e imparcial. Segundo a norma ISO 19011 que dá a diretriz de como deve ser realizado uma auditoria cita no item 4 item A:
Convém que os auditores e a(s) pessoa(s) que gerenciam um programa de auditoria:
— Desempenhem seu trabalho eticamente, com honestidade e responsabilidade;
— Somente realizem atividades de auditoria se forem competentes para isso;
— Realizem seu trabalho de uma maneira imparcial, isto é, mantenham-se justos e sem tendenciosidade em todas as suas interações;
— Desempenhem sensíveis a quaisquer influências que possam ser exercidas sobre o seu julgamento enquanto estiverem realizando uma auditoria.
b) Apresentação justa: a obrigação de reportar com veracidade e exatidão
Convém que as constatações de auditoria, conclusões de auditoria e relatórios de auditoria refitam com veracidade e precisão as atividades de auditoria. Convém que os obstáculos significativos encontrados durante a auditoria e não resolvidos por divergência de opiniões entre a equipe de auditoria e o auditado sejam reportados. Convém que a comunicação seja verdadeira, precisa, objetiva, em tempo hábil, clara e completa.
Além disso a escolha de um auditor não é o único ponto relevante para a auditoria de primeira parte ser bem-sucedida, ele necessita ter recursos, independência das suas ações e que estejam livres de tendencias da organização para ter uma conclusão objetiva.
A norma também cita as dicas para auditado no item 05:
Para entender o contexto do auditado, convém que o programa de auditoria leve em conta:
— Objetivos organizacionais;
— Questões externas e internas pertinentes do auditado;
— Necessidades e expectativas de partes interessadas pertinentes;
— Requisitos de segurança e confidencialidade da informação.
A auditoria de primeira parte é a primeiro passo para a melhoria contínua na sua organização e para realizar uma auditoria bem-organizada indicamos que tenha as seguintes diligências:
- Definição dos objetivos da auditoria;
- Estabelecer um cronograma e plano de execução;
- Verificar se não há pendências anteriores;
- Elaborar um checklist de acordo com seu escopo;
- Realizar um relatório estruturado;
- Transparências em todos os processos.
Considerações Finais
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Willy Luiz da Silva – Consultor SGI