As organizações normalmente desconhecem os requisitos legais aplicáveis aos seus fornecedores e por isso, não cobram o atendimento. Contudo, a falta de conhecimento não exime da corresponsabilidade!
Há ainda, empresas que apresentam como desculpas a falta de uma ferramenta que envolva todas as áreas da organização que tratam diretamente com fornecedores, destacando prejuízos causados pela má comunicação, refletindo diretamente no controle dos processos dos insumos do fornecedor ou de terceiros.
Dessa forma, ter uma ferramenta que auxilie nos processos de monitoramento dos fornecedores e terceiros, torna-se fundamental, uma vez que será possível gerar dados estratégicos e de desempenho de ambos para melhorias em relação às contratações realizadas!
Levantamento de requisitos aplicáveis ao fornecedor
Como dito, anteriormente, a maioria das organizações desconhecem e/ou não comunicam os requisitos aplicáveis ao fornecedor. Destacamos aqui, que ter claro os requisitos legais que seu fornecedor deve seguir é o ponto principal para a parceria dar certo!
Este é um passo importante a ser tomado, antes mesmo da decisão de contratação para uma parceira segura e eficiente. São os requisitos legais, os responsáveis por determinar o nível de desempenho e resultado que se espera obter dos fornecedores e/ou terceiros contratados.
Para exemplificar, imagine que você tenha um fornecedor que não atende a legislação ou não tenha capacidade de cumprir com os prazos de entrega estabelecidos pela sua empresa, logo não haverá fornecimento homologado, além de deixar a organização em risco, como, por exemplo, a processos judiciais. Portanto, a falta de controle dos requisitos de seus fornecedores, podem gerar prejuízos ao negócio e a marca.
Consequências da falta de controle de Requisitos
As consequências podem ser desde sanções financeiras, pelo não atendimento à legislação de segurança e saúde, trabalhista, ambiental, tributária, perda de espaço no mercado, prejuízo de imagem da Marca com o consumidor final, dentre outras mais.
Há empresas que têm suas atividades e operações paralisadas por causa da falta de controle dos requisitos do fornecedor. Consequentemente, a organização contratante fica em situação de risco perante seus próprios clientes.
Como adequar os Requisitos legais dos Fornecedores?
Para ter adequado controle dos requisitos legais que seus fornecedores devem observar e atender aos requisitos legais, cabendo à organização contratante realizar um levantamento completo dos contratos firmados e do escopo dos produtos e serviços envolvidos.
Desta forma, a organização poderá identificar toda a legislação e requisitos específicos que necessitam ser atendidas por cada fornecedor, definindo-se também, os critérios de prioridade e criticidade para todos eles.
A VG possui grande expertise e conta com uma equipe de consultores especializados para fornecer toda a assessoria na definição e atualização dos requisitos aplicáveis ao fornecedor em diversos escopos, tipos de produtos e serviços. O objetivo e oferecer mais segurança ao processo de controle e monitoramento após o levantamento de todos os requisitos legais aplicáveis do seu fornecedor!
Como monitorar e controlar Fornecedores?
SUPPLIER é uma ferramenta online capaz de apresentar todos os requisitos legais e específicos aplicáveis aos seus fornecedores, para melhor controle e sucesso da gestão. Embora algumas empresas ainda optem pelo uso de planilhas eletrônicas e e-mails, o trabalho se torna excessivamente burocrático, moroso e sujeito a falhas catastróficas.
O ideal é ter uma ferramenta para esse tipo de controle. Isso porque, as empresas precisam controlar e monitorar muitos documentos e cada um deles com diferentes prazos de validade. Muitos destes documentos servem como garantia da conformidade dos fornecedores, ou seja, constam seu desempenho e seu atendimento aos requisitos aplicáveis.
Além disso, há muita mudança de requisitos, eles são modificados ao longo do tempo do contrato, seja por alterações na legislação ou pelos próprios critérios de fornecimento da organização contratante. E o controle automatizado, ajuda a controlar e agilizar, além de mantém sua gestão em dia.
Comunicação entre Fornecedores e as Partes envolvidas
Outro aspecto importante é a comunicação da gestão de fornecedores com todos os envolvidos, dentro e fora da organização contratante. Todas as áreas da empresa devem ter conhecimento dos requisitos aos quais o fornecedor está sujeito. Além disso, é importante que o fornecedor seja comunicado e cobrado quanto ao atendimento.
O SUPPLIER é uma excelente ferramenta para realizar o gerenciamento dos requisitos aplicáveis (legais ou específicos) ao fornecedor. Para isso, a ferramenta oferece várias funcionalidades, tais como: definição de check lists temáticos, controle do atendimento de obrigações, controle de atendimento aos diversos tipos de fornecedores e escopos, controle dos contratos firmados pela organização contratante, dentre outras funcionalidades.
Como a ferramenta Supplier funciona?
Para vincular o check list ao contrato/fornecedor que deseja controlar, um responsável da contratante terá acesso às funcionalidades, para que a partir daí, possa realizar o controle do seu fornecedor. Logo em seguida, o fornecedor será imediatamente avisado de que existem check lists a serem respondidos dentro da ferramenta – Supplier.
Desse modo, o gestor consegue apresentar dados e informações de que a organização contratante, possui gestão e controle sobre os requisitos exigidos.
Por sua vez, o fornecedor terá permissão de anexar documentos, fotos, controlar prazos de validade, enviar informações diretamente pelo Supplier, fazendo toda a sua gestão na plataforma. Além disso, a empresa contratante poderá validar ou recusar os documentos enviados pelo seu fornecedor, obtendo assim, 100% de atendimento dos requisitos estabelecidos em cada check list. E quando, a organização contratante recusa um documento do check list, o fornecedor é avisado para que possa tomar as providências de adequação.
Painel de Acesso para visualização de Documentos
Para facilitar a comunicação e visão de todos sobre os documentos apresentados pelo fornecedor. O Supplier possui painel de acesso direto aos documentos que estão para vencer, facilitando assim sua visualização e ações preventivas antes do vencimento, enviando alertas por e-mail com antecedência aos responsáveis.
Ainda, é possível criar um questionário para avaliação programada e periódica dos fornecedores, tais como auditorias e inspeções, para estabelecer mais um nível de avaliação, demonstrando assim, se o desempenho do fornecedor tem sido mantido ao longo do tempo.
Como dito no início deste texto, a avaliação de desempenho é um fator importante para tomada de decisão quanto a continuidade e/ou renovação do contrato para prestação de serviço.
Por que gerar Relatórios de Desempenho?
Ao realizar a gestão de fornecedores com a ferramenta do Supplier, a organização contratante terá acesso em um único local aos resultados de desempenho dos seus fornecedores, ou seja, quanto ao atendimento ou não aos requisitos estabelecidos.
A ferramenta Supplier permite definir de forma personalizada os níveis de desempenho dos fornecedores, que a organização contratante considera aceitáveis, reduzindo assim, o risco de exposição no que se refere ao não atendimento da legislação. Consequentemente, a falta de uma gestão eficiente pode prejudicar tanto o fornecimento dos insumos quanto às expectativas do consumidor final e em outra momento, pode ocasionar a possível corresponsabilização da organização contratante.
Com base em relatórios estratégicos, que condensam estas informações, a organização contratante poderá tomar decisões mais assertivas sobre os contratos estabelecidos e acompanhar a evolução e desenvolvimento dos seus fornecedores. A finalidade desse acompanhamento diário é o de reduzir custos, tempo, e também, os riscos em relação aos contratos realizados com fornecedores.
Faça a gestão de seus fornecedores através de ferramentas de automação, de modo que seus relatórios ofereçam dados e informações capazes de melhorarem os processos da sua gestão e oferecendo mais segurança na sua cadeia de produção.
Agende uma apresentação da ferramenta SUPPLIER e entenda na prática como ter controle total dos requisitos aplicáveis ao fornecedor.
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Marcelo de Souza |Consultoria
Viviane Mara Diniz | Suporte