Diante de tantas obrigações legais para gerenciar, muitas organizações sentem-se perdidas em como realizar uma melhor gestão dos requisitos legais aplicáveis à empresa. Um gerenciamento eficaz permite que os colaboradores otimizem tempo, recursos e ainda se tornem mais produtivos no trabalho.
Como gerenciar os requisitos legais?
Na maioria das vezes, as empresas optam em adquirir softwares com interação online com objetivo de controlar os requisitos e obrigações legais aplicáveis a organização. O SOGI permite este monitoramento. E através do módulo LIRA (Lista Interna dos Requisitos Aplicáveis), os usuários tem acesso as atualizações legais, direcionados às suas atividades, aspectos ambientais, perigos e riscos.
Imperioso destacar que o planejamento, treinamento e fluxo de trabalho dedicados no SOGI são tarefas imprescindíveis dos colaboradores cujo intuito é de extrair dados e resultados estratégicos para a conformidade legal da organização. Dessa forma, uma definição de procedimento de trabalho, possibilitará um melhor gerenciamento das informações. Consequentemente, a disseminação do conhecimento para às áreas da empresa e coleta de evidências de atendimento.
As atualizações mensais, normalmente, são comunicadas através de cartas, e-mails, news letter e estão dispostas nos ícones COMUNICADOS e AGENDA. Sugere-se que sejam acessados e validados no início de cada mês. Assim, os colaboradores, atualizam-se das novas obrigações legais e ampliam o conhecimento através da leitura dos informativos. O próximo passo é acessar o ícone PENDÊNCIA. Nessa área é possível gerenciar as atividades e plano de ações que exijam uma atenção mais priorizada do responsável.
Módulo LIRA: gerenciando e melhorando a sua gestão
Após as atualizações iniciais do sistema, é necessário a utilização de filtros. Eles tem como objetivo o monitoramento eficiente da LIRA, através do filtro das obrigações não avaliadas, do período desejado na LIRA geral. Este filtro permite acessar apenas as obrigações sem evidência. Bem como, ainda possibilita a replicação das mesmas informações para outras unidades que possuam situação semelhante de conformidade ou não.
A partir daí, torna-se recomendável inserir a área de abrangência ou responsável pelo requisito legal. Ou seja, é o momento de gerenciar e buscar os documentos ou evidências de atendimento. Importante ressaltar, que o departamento jurídico da Verde Ghaia define as obrigações como auditáveis, nas quais já é possível estabelecer um documento ou uma situação in loco como evidência de atendimento. Dessa forma, prioriza-se a busca ou delegação pelo responsável, pelas evidências objetivas, das obrigações auditáveis da norma.
LIRA possui várias funcionalidades que visam otimizar o tempo dedicado para inserção das evidências no sistema. A principal dela, recentemente divulgada aos nossos clientes, é o GRUPO DE EVIDÊNCIA.
O nosso ordenamento jurídico brasileiro é repetitivo, ou seja, no âmbito federal, estadual e municipal, muitas vezes, a mesma obrigação se repete. Além disso, temos também o fato de uma evidência objetiva atender a mais de uma obrigação no requisito legal. Portanto, somado as duas situações, o departamento jurídico elaborou um estudo e padronizou as evidências para utilização na funcionalidade GRUPO DE EVIDÊNCIA.
Assim, torna-se possível utilizar a funcionalidade Grupo de Evidência para replicar a mesma evidência, para as obrigações similares aplicáveis à empresa. Para a criação de planos de ações à mesma funcionalidade, possa ser usada para otimização do tempo.
SOGI: Solução para Gestão Integrada para melhorar seu desempenho
Por fim, realizado todos os procedimentos acima, basta apenas acessar MINHA PLANILHA LIRA. Para confirmar, portanto, se o seu usuário consta todas as informações em monitoramento. Como forma de controle e divulgação das informações, é recomendado que o gestor do SOGI emita os relatórios e gráficos estatística de atendimentos dos requisitos e obrigações legais. Sendo a sua finalidade de compartilhar os dados com a alta direção da empresa.
Conhecer e gerenciar melhor seus requisitos legais, aplicáveis à sua empresa, pode ser muito fácil do que imagina! Através do LIRA, seu negócio estará protegido, uma vez que seus riscos serão gerenciados. Consequentemente, evitando danos financeiros e danos para a imagem da sua empresa. É uma ferramenta importante para manter tudo organizado e acessível.
Permita-se, gerenciar as exigências dos requisitos aplicáveis à sua empresa e controle os eventos recorrentes. A ferramenta também te envia notificações de prazo e pendências da equipe ou das áreas.
Gerenciar com o LIRA ficou mais fácil!
Crie requisitos específicos para o seu negócio, gerencie através da LIRA Outros Requisitos, faça o upload e controle seus documento.
Departamento Jurídico | Verde Ghaia