Você já deve ter ouvido aquela famosa frase: “é melhor prevenir do que remediar”.
Fazemos exercícios, nos alimentamos de forma saudável e fazemos exames regulares pensando em cuidar da nossa saúde e assim evitarmos as doenças, os hospitais ou a dependência de remédios. Ou então, guardamos dinheiro, pagamos previdência privada, fazemos investimentos, pensando na época em que vamos nos aposentar para ter uma vida financeira tranquila ou ainda, caso haja algum problema, termos uma reserva financeira. Fazemos revisões nos nossos carros para ter a segurança de rodar com eles e assim, evitar acidentes ou consertos caríssimos.
Esses são apenas alguns exemplos de como na nossa vida nos prevenimos diante do que pode vir a acontecer. Mas, e na sua empresa, você também age dessa forma? Seu sistema de gestão é preventivo ou reativo diante dos acontecimentos? Você sabia que para seu negócio, prevenir é muito melhor do que remediar? E muito mais barato?
É isso que vou mostrar para você agora.
Prevenir é muito melhor do que remediar
Riscos são inerentes a qualquer atividade ou organização e, em uma empresa, eles são a principal causa de prejuízo econômico. Conhecer estes riscos e poder se antecipar a eles, identificando-os antes mesmo deles virem a se tornar problemas, traz a você vantagem competitiva diante do mercado, permite agir com mais confiança nas tomadas de decisão e oferece proteção para seu negócio. Por isso ter uma gestão de riscos eficaz em sua empresa é tão importante.
E as normas ISO te ajudam nisso. Por exemplo, com a substituição da OHSAS 18001 para a ISO 45001, a maneira de levantar os riscos em sua organização mudou. Antes era feito de maneira reativa. Hoje, com a alteração da norma, esse risco deve ser levantado e identificado de maneira contínua e proativa. Outro ponto importante é que agora são considerados os riscos que podem afetar o funcionamento e a saúde da organização, incluindo as partes interessadas que possuem acesso ao local e trabalho, como visitantes, fornecedores, clientes, por exemplo.
Quanto custa se adequar às Normas ISO?
E você deve estar pensando agora: “ah, mas é muito caro se adequar a estas normas e manter a certificação!”. Não é.
E posso dizer isso com toda a segurança e experiência de mais de 20 anos trabalhando com sistemas de gestão e conhecendo todos os custos de estar em conformidade ou não. Porque a Verde Ghaia tem mais de 3200 clientes, entre empresas de médio e grande porte, tanto no Brasil quanto na África e na América Latina. Ela trabalha com consultoria de sistemas de gestão e é especializada nas áreas de Meio Ambiente, Saúde e Segurança do Trabalho, Responsabilidade Social, Qualidade, Segurança de Alimentos, Sustentabilidade e Mudanças Climáticas. E em todos os casos, se antecipar aos riscos, tomando medidas preventivas em vez de reativas, saem muito mais barato para nossos clientes.
Precisamos mudar a visão que temos sobre as normas ISO.
Um novo olhar para as Normas ISO
Suas regulamentações e especificações são essenciais para todas as empresas, pois elas nos ajudam em questões relacionadas à sistemas de gestão, à padronização e à inovação. E nesse mundo no qual a inovação é a palavra de ordem, a grande dificuldade das companhias é conseguir se conectar ao novo, se reinventarem, porém sem perder a padronização e a qualidade. Se não se adequam à nova realidade, acabam fechando suas portas.
Por isso é preciso mudar o olhar que temos sobre o custo das coisas, especialmente quando falamos sobre normas ISO. E essa necessidade de mudança de visão vem de um erro muito comum hoje em dia: as empresas, acreditando que gastam muito dinheiro e que precisam reduzir custos, vêm extinguindo os departamentos de qualidade, de meio ambiente, de responsabilidade social, de saúde e segurança do trabalho, por exemplo.
A justificativa é que manter estes departamentos é caro. Mas não é.
Caro é depois ter que “correr atrás do prejuízo” por não ter mais esses departamentos cuidando do seu negócio. Caro é pagar multas e sanções por estar em não conformidade ou por infringir uma lei. Caro é garantir padrões de especificação. Caro é perder tempo com retrabalho. Caro é viver de ações corretivas e não preventivas.
Entendendo na prática como se adequar às Normas ISO
Vamos citar como exemplo uma empresa que gastaria em torno de 30 a 40 mil reais para manter a sua certificação ISO. Se fossemos considerar a gestão ambiental, quanto que ela custaria para essa empresa? Dependendo qual, talvez uns 2 milhões de reais para cumprir condicionantes, leis e todos os outros requisitos aplicáveis para o negócio, para gerenciar resíduos e o que mais fosse necessário de acordo com a atividade. Quanto custa a gestão da saúde e segurança? Quanto custa um empregado acidentado? Dependendo o ramo de atividade de 900 a 1000 reais. Multiplica isso pela quantidade de empregados. Quanto custa um documento mal feito ou não feito? Dependendo, custa 1000 reais fazer, mas não fazer custa 1 milhão de reais.
Vamos pensar em mais exemplos. Para cumprir determinada lei na área ambiental o custo ficaria em 15 mil reais. Se não fosse cumprida essa lei, o custo poderia chegar de 5 a 15 milhões, dependendo a atividade e o tamanho do impacto causado. Renovar o alvará ficaria em torno de 500 reais, não renovar, 20 mil reais. Aqui são exemplos de custo, na sua empresa pode ser diferente, mas perceba como agir antes evita de gastar muito dinheiro depois, sem contar todo o tempo gasto e retrabalho para se adequar à legislação.
O problema é que só calculamos os gastos desses departamentos sem contar a economia que fazemos por termos eles em nossa empresa. Os departamentos não dialogam com a alta direção para mostrar o quanto economizaram com multas, sanções, ações corretivas e retrabalho.
Qual a importância dos Auditores?
Os auditores da ISO são os que ficam dando o norte para nossos negócios, dizendo por onde deve ir ou não. Ele é a forma mais barata que nós temos de fazer validações de compliance. É ver quais coisas estão certas e quais estão erradas. É ter disponível todas as documentações necessárias para prestar contas ou mostrar que tudo está sempre cumprido.
As auditorias ISO nos fazem ver que cumprir as leis de forma preventiva sairá muito mais barato para as contas de empresa, e que você melhorará a imagem do seu negócio diante de toda a sociedade.
Além disso, permite obter financiamentos ou participar de licitações. Se a sua empresa não tiver licenças, se não estiver cumprindo as leis, se não estiver em conformidade com os requisitos legais necessárias à sua atividade, pode ter certeza que não obterá nenhum financiamento, nenhum investidor olhará para você e também vai perder a oportunidade de participar de licitações.
Um outro ponto importante que mostra que seguir as normas ISO não é custo, mas sim economia de dinheiro, é a possibilidade de, através de mapeamento de processos, discutir tributo, carga tributária, reposicionamentos tributários com a gestão administrativa e financeira. E poucas empresas utilizam isso. Por exemplo, apenas pelo fato de ter a certificação ISO 45001 é possível falar com a seguradora e discutir a redução de 20% do prêmio de seguro. Vamos supor que para sua empresa essa certificação custe 20 mil reais. O prêmio de seguro da sua empresa custa quanto? Então, pense nisso.
Se você souber usar todas as vantagens de ter uma certificação, ainda vai gerar economia para seu negócio. E todas essas informações quem tem são os auditores da ISO. Por isso eles são seus aliados, não tomadores de dinheiro.
Correção ou Prevenção: o que você escolhe?
Portanto, se você parar para analisar o seu sistema de gestão sem se preocupar com as normas ISO, sejam quais forem, você vai perceber que gasta muito mais dinheiro com correção do que com prevenção. Porque a prevenção a gente não vê. Quando está dando tudo certo, a gente nem se importa com ela. Mas, e se por exemplo surge um desvio que você não sabia que tinha que cumprir, quanto custa cumprir, quanto custa a multa por não cumprir, quanto custa um desvio se acontecer alguma coisa? Esse é o segredo da avaliação.
Essa mentalidade de correção em vez de prevenção precisa mudar. O diálogo com os diferentes setores da empresa precisa acontecer com maior frequência.
A gerência precisa saber dos gastos, mas também da economia que é feita ao se tomar ações preventivas. Dessa forma, sistematizar a gestão vai deixá-la mais eficiente e mais conectada com a operação. E gerencial e operacional caminhando juntos permite maiores lucros para seu negócio, com um sistema de gestão eficiente.
E novamente te pergunto: não é então, muito mais barato prevenir do que remediar?
Deivison Pedroza
Fundador/ CEO do Grupo Verde Ghaia