Uma das maiores preocupações das empresas, mesmo aquelas que ainda não tem intenção de se certificar, é com relação ao atendimento de requisitos legais. Isso porquê o não cumprimento dos mesmos pode acarretar uma série de penalizações às empresas. É comum que a falta de monitoramento, reflita em gastos desnecessários, além de comprometimento da sua imagem no mercado.
Mas, como a empresa pode ter uma gestão eficaz dos requisitos legais em meio a um cenário de atualizações jurídicas constantes? Como identificar a relação de leis que precisam ser atendidas pela empresa? Pensando nisso, muitas empresas de consultoria têm desenvolvido softwares que possibilitam o monitoramento de requisitos legais, com destaque para o SOGI (Sistema Online de Gestão Integrada). Este é um software de gestão integrada da Verde Ghaia, que já há um certo tempo vem auxiliando as empresas nessa tarefa. E é sobre esse tema que falaremos nesse post.
SOGI E O MONITORAMENTO DE REQUISITOS LEGAIS
A ideia de auxiliar as empresas na identificação de requisitos legais surgiu antes mesmo da Verde Ghaia ser conhecida por esse nome. Antes do SOGI ser desenvolvido, esse levantamento era disponibilizado para os clientes através de CD-ROM. Eles eram enviados mensalmente para as empresas. Era um trabalho bastante manual e não garantia a atualização instantânea que ocorre hoje através do SOGI. Isso porque os requisitos poderiam ter sido atualizados, logo após o envio do CD-ROM. Desse modo, a norma atualizada só poderia ser disponibilizada, no mês seguinte.
Com a implementação do SOGI, essa questão foi solucionada. Visto que, os requisitos legais são inseridos diariamente pelos departamentos de legislação e pesquisa e jurídico da Verde Ghaia, na medida em que as leis são publicadas. Com isso, os usuários do sistema, tomam conhecimento rapidamente das obrigações que precisam ser atendidas, garantindo melhor desempenho em auditorias externas e de conformidade legal.
Mas como isso funciona na prática?
Por meio de um questionário online, o sistema identifica quais requisitos se aplicam ao ramo de atividade, produtos e serviços das organizações. Logo em seguida, é criado uma lista personalizada conforme o seu negócio. E, assim, você otimiza seu tempo na análise de leis.
Para que a identificação seja a mais precisa possível, é fundamental que o questionário seja respondido com o auxílio de nossos consultores jurídicos. Dessa forma, as chances do sistema incluir requisitos que não se aplicam ao cliente, é reduzida drasticamente. Feito isso, o usuário terá acesso a legislação de forma ágil e objetiva, sendo possível visualizar seu conteúdo na íntegra, ter um check list com as principais obrigações a serem observadas e a possiblidade de criar planos de ações para os colaboradores envolvidos, que receberão semanalmente em seu e-mail.
Além disso, são enviados lembretes de suas pendências/tarefas, evitando a perda de prazos. E o melhor, é que através das ações, é possível estimar custos destinados à adequação das leis. Consequentemente auxilia na gestão financeira da empresa.
O SOGI também gera diversos gráficos e relatórios que auxiliam a empresa na análise do seu atendimento legal. Por meio de um painel de bordo dinâmico, é possível acompanhar a evolução do atendimento e o que ainda falta ser atendido, no exato momento em que as informações são modificadas pelos usuários da empresa. Esses dados proporcionam maior segurança para a empresa em seu processo decisório. Uma vez que os gráficos poderão ser gerados por sistemas (Meio Ambiente, Qualidade, Segurança e Saúde do Trabalhador, etc), responsáveis por requisitos, áreas da empresa, entre outros. Identificando assim, possíveis desvios com maior precisão.
CONCLUSÃO
O monitoramento dos requisitos poderá ser evidenciado através de cartas de atualização. Elas são emitidas mês a mês, com detalhes de inclusões e exclusões. A proposta é manter os usuários informados sobre as atualizações ocorridas em sua planilha. Tudo isso, com a possibilidade de ser acessado de qualquer lugar, pois o SOGI não necessita ser instalado em nenhuma máquina. Basta ter conexão com a internet! Essa é mais uma vantagem para as empresas que precisam, às vezes, trabalhar off line.
Em um cenário legislativo tão dinâmico, ter uma ferramenta online de monitoramento de requisitos legais, tornou-se uma necessidade. Principalmente, para aquelas empresas que desejam estar sempre atualizadas e corretas, buscando gerar uma imagem positiva para seus clientes e fornecedores. Bem como, incentivando outras empresas a também, adotarem essa postura.
Dessa forma, contribui-se para formação de uma cadeia de empresas comprometidas com o cumprimento legal.
Essa iniciativa só tem a render bons frutos para seu negócio.
Acesse o vídeo sobre SOGI ou nosso e-book e tenha 10 dicas sobre o SOGI.
Tatiana Abreu Pereira de Araujo
Assessora de Sustentabilidade
Graduanda em Geografia