No artigo de hoje, quero discutir com você como a auditoria de conformidade legal pode ajudá-lo a identificar problemas de gestão na sua empresa. Além disso, ao realizar a ACL, ela vai gerar as oportunidades de melhorias, que deverão ser exploradas a fim de aprimorar o desempenho de seu sistema de gestão.
Quer saber como a auditoria de conformidade legal. Acompanhe conosco vai contribuir no desempenhon da sua gestão? Acompanhe conosco!
Boa leitura!
Auditoria de Conformidade Legal para identificar problemas de gestão
Todo dia você precisa lidar com uma quantidade enorme de documentações, de leis, diretrizes e normas nos âmbitos municipais, estaduais e federal. Mas, como manter tudo sob controle para estar 100% em conformidade com os requisitos exigidos pela empresa?
Sinceramente, manter uma rotina, visando o controle dos requisitos legais aplicáveis, não é um trabalho nada fácil, exige demais de você, e sabemos mais ainda que qualquer erro da sua parte pode trazer muitos riscos para a sua empresa, inclusive grandes prejuízos financeiros.
É muita responsabilidade, e parece que as 24 horas do dia não são suficientes para tudo o que você precisa fazer. E não são mesmo. Mas calma, há luz no fim do túnel! E tem mais: você ainda pode melhorar o desempenho do sistema de gestão da sua organização.
E você, como identifica os problemas de gestão na sua empresa?
Muitas empresas utilizam ainda Planilhas para realizar a gestão dos requisitos legais aplicáveis com o intuito de saber se estão em conformidade legal. Às vezes, acreditamos que está tudo bem, que atendemos aos requisitos e monitoramos o sistema adequadamente. Contudo, não imaginamos que os dados em planilhas são fáceis de alterados ou modificados. Consequentemente, uma não conformidade, pode aparecer e se tornar um grande problema.
Nem sempre, você pode pensar que usar Planilhas significa economia de dinheiro e que não é necessário contratar nenhum software. Errado! Você até pode economizar um pouco de dinheiro no curto prazo, mas no médio e longo prazo vai gastar o dobro e até o triplo, porque estará usando um sistema que não permite identificar corretamente problemas de gestão na sua empresa.
E além de gastar dinheiro à toa, a opção por Planilhas gera muito retrabalho, além de não dar a segurança que o uso de softwares proporciona ao salvar as informações, histórico e dados da sua empresa. Ou seja, as planilhas dificultam o controle total das documentações, para que a gestão esteja 100% em conformidade com os requisitos exigidos.
Além disso, o uso de planilhas dificulta ainda a segurança da informação e da gestão, não existe controle de quem mexeu ou as alterou, se estão ou não fazendo apresentando os dados solicitados corretamente ou se estão postergando prazos. E pior, não há opção de criar relatórios gerenciais de maneira fácil e rápida. Se você precisa tomar uma decisão importante, como fará, sem ter todas as informações em mãos?
Atente-se a necessidade de um software, uma vez que você precisa monitorar seu sistema de gestão e tratar adequadamente as não conformidades, sem gastar recursos e ter ações focadas na alta performance da gestão. Em outra palavras, isso significa que você pode perder dinheiro e colocar em risco toda a sua atividade e até o funcionamento de toda a organização. Então, se existem ferramentas que ajudam a facilitar e a agilizar a gestão em uma empresa, por que não as utilizar a seu favor?
Você consegue identificar todos os seus requisitos legais?
A gestão de requisitos legais possibilita identificar e verificar o atendimento da legislação aplicável em uma empresa, incluindo leis, decretos, portarias, resoluções e instruções normativas aplicadas à realidade das atividades, produtos e serviços.
Para isso, é necessário verificar constantemente o texto atualizado dos requisitos e periodicamente avaliar se as obrigações da organização estão sendo atendidas. Assim, é possível analisar o desempenho da empresa e verificar se ela está em conformidade legal.
Entretanto, ter um banco de leis sempre atualizado não é tarefa fácil. E se a empresa ainda opta por utilizar planilhas de Excel e verificação manual das informações, o problema piora mil vezes!
O ideal seria possuir uma equipe de profissionais altamente capacitados e especialistas em cada área que atuam para ficarem responsáveis pelo monitoramento da gestão dos requisitos a serem cumpridos.
Mas como no dia a dia empresarial sabemos que possuir essa equipe na própria organização é muito difícil e onerosa, a melhor opção para se proteger de desvios de condutas, fraudes e penalidades passa a ser contar com uma assessoria especializada para identificar todos os requisitos aplicáveis à sua atividade, monitorar seu cumprimento e verificar o que ainda precisa ser cumprido, inclusive oferecendo a possibilidade de construir planos de ação para ajudar o gestor em todo esse processo.
Essa assessoria é formada por pessoas especialistas e por ferramentas, tais como softwares, que ajudam a agilizar e facilitar o gerenciamento dos processos.
Mais especificamente, é necessária uma auditoria de conformidade legal a fim de identificar problemas de gestão, de forma a otimizar o trabalho do gestor, garantindo maior segurança de que tudo o que é exigido da organização esteja sempre cumprido.
Auditoria de conformidade legal: solução para alta performance!
De forma bem simples, uma auditoria de conformidade legal ajuda a verificar o atendimento dos requisitos legais e a identificar não-conformidades que podem colocar a empresa em risco. Por isso ela é considerada, para um gestor, como a solução de seus problemas. Veja só.
“A Auditoria de Conformidade Legal demonstra à empresa as obrigações provindas da legislação em vigor que não estão sendo cumpridas, o que possibilita a determinação, planejamento e priorização das ações necessárias à plena conformidade deste item de seu sistema de gestão”.
A auditoria de conformidade legal permite que periodicamente sejam verificados todos os requisitos legais de uma empresa, de forma estruturada e sistêmica, tornando o processo de atendimento mais ágil e o tratamento das não-conformidades mais eficiente.
A auditoria de conformidade legal oferece também instrumentos que ajudam a planejar e definir a alocação de recursos financeiros e humanos necessários para que se esteja em conformidade legal. Além de avaliar as documentações e tirar todas as dúvidas jurídicas pertinentes.
Como Auditoria de Conformidade Legal pode identificar problemas de gestão?
A auditoria de conformidade legal ajuda a identificar não conformidades que podem colocar a empresa em riscos, bem como contribui “com a indicação de oportunidades de melhorias e pontos fortes a serem explorados para alto desempenho da sua gestão, contribuindo na evolução do seu sistema de Compliance em Sustentabilidade (EHSQ Compliance)”3.
O sistema de Compliance em Sustentabilidade, ou EHSQ Compliance4, nada mais é do que os sistemas de meio ambiente, saúde e segurança e qualidade estarem em conformidade, atendendo aos requisitos necessários à atividade desempenhada.
Entretanto, para que a auditoria de conformidade legal atinja seus objetivos e assim possa identificar problemas de gestão, é preciso seguir alguns passos, de forma estruturada e sistematizada, como por exemplo2; 3:
- Reunião de abertura;
- Validação do Plano de Auditoria;
- Visita às instalações da empresa;
- Verificação das Evidências Objetivas, envolvendo novas visitas, entrevistas e avaliação documental. Aqui o auditor líder levanta informações referentes aos processos das atividades, visando apontar as não conformidades e pontos de melhorias, solicitando evidências complementares, caso seja necessário.
- Reunião de fechamento e alinhamento do atendimento aos requisitos legais. Nesta etapa o Auditor Líder fará entrevistas com os responsáveis principais de cada área para entender os procedimentos internos;
- Elaboração do Relatório de Auditoria de Conformidade Legal e envio para o cliente. Este relatório contém o levantamento de todas as não conformidades, apontando as prioridades de cumprimento para que a organização possa realizar Planos de ações mais assertivos.
- Coleta de evidências das não-conformidades pelo auditor líder, a fim e apresentar aos responsáveis das áreas documentos, imagens, vídeos, do que está em não conformidade e o que precisa ser melhorado;
- Verificação de documentos: o Auditor Líder irá acompanhar todo o processo, inclusive verificando as documentações necessárias para que a auditoria possa contribuir para o processo de melhoria contínua da empresa.
Quais os riscos de não contratar Auditoria de Conformidade Legal?
Quando uma empresa deixa de realizar auditorias, ela fica fragilizada e pode acabar descumprindo não intencionalmente algumas obrigações legais. Esse descumprimento pode acarretar danos ambientais e à saúde e segurança do trabalhador, sanções legais, como multas, cassação do alvará e até culminar em responsabilidade criminal de sócios e diretores.
Nesse caso, a empresa estará sujeita a penalidades civil, administrativas ou penais, além de ter dificuldade em conseguir seguros mais atrativos e acessíveis ou receber investimentos ou aceite de empréstimos bancários.
Além dos custos jurídicos para resolver o problema, a organização provavelmente terá que lidar com a perda de fornecedores, fuga de clientes, perda da competitividade, prejuízos financeiros e imateriais e danos à sua imagem, entre outras. E ninguém quer isso para o seu negócio.
Por isso que a “auditoria de conformidade legal ajuda na identificação das conformidades, não conformidades, riscos de interdição, embargo, aplicação de multas, responsabilização de sócios e diretores, além de outras penalidades previstas na legislação brasileira”3.
O que você ganha ao optar pela auditoria de conformidade legal?
Quando você escolhe pela auditoria de conformidade legal[MP2] , de imediato, ao priorizar o atendimento dos requisitos legais, você será capaz de gerar resultados garantindo agilidade na gestão dos processos, redução de custos e economia de tempo.
Você garante também que sua empresa estará cumprindo as leis, evitando potenciais prejuízos financeiros e à imagem da empresa com maior segurança jurídica. Melhorará a qualidade dos procedimentos da empresa, bem como de seus produtos, serviços, ao mesmo tempo em que cuida da saúde e segurança de seus colaboradores.
Conhecerá igualmente os riscos a que seu negócio está sujeito, vai aprofundar seu conhecimento sobre processos e controles, prevenindo erros e aumentando a transparência e confiança perante os parceiros. Além disso, vai garantir que a empresa está seguindo todas as leis, evita casos de corrupção e ainda abre portas para a conquista de selos de certificação importantes.
Em resumo, a auditoria de conformidade legal é essencial para indicar oportunidades de melhorias, que podem ser explorados e melhorar o desempenho da gestão. E quanto melhor for a performance, maior será a evolução do sistema de Compliance em Sustentabilidade da organização.
E então, o que você acha de contratar uma auditoria de conformidade legal na sua empresa?
Contar com uma auditoria de conformidade legal para identificar problemas de gestão na sua empresa iria facilitar e muito o seu trabalho, não é mesmo? Garanto que diminuiria o seu tempo gasto:
- com retrabalho quando algo é deixado para trás sem querer,
- com verificações manuais ou em Excel referente ao cumprimento dos requisitos,
- com erros que eventualmente podem ocorrer por desatenção ou por desatualização do sistema.
E você conseguiria dar conta finalmente de todo o trabalho exigido de você, oferecendo a seus superiores maior assertividade nas tomadas de decisão, melhor uso dos recursos humanos e financeiros e ter a certeza de estar em conformidade com tudo o que é exigido.
Enfim, com a auditoria de conformidade legal você elimina os riscos legais e alcança o patamar de conformidade que você sempre planejou para o seu negócio.
Quer saber mais sobre auditoria de conformidade legal? Então acesse a nossa página para descobrir mais vantagens em contratar o serviço de auditoria, tanto para agilizar e facilitar seu trabalho quanto para melhorar a performance do seu sistema de gestão.
No site você pode também aproveitar para falar com os Auditores Líderes da VG e conhecer todos os benefícios da Auditoria de Conformidade Legal!
Referências
- https://www.verdeghaia.com.br/o-que-e-auditoria-de-conformidade-legal/
- https://vgriscolegal.com.br/blog/auditoria-de-conformidade-legal/
- https://www.sogi.com.br/blog/passo-a-passo-para-auditoria-de-conformidade-legal/
- https://www.compliancequest.com/environment-health-safety-and-quality-ehsq-software/
Fale com nosso Consultor! Ele é altamente capacitado para entender as particularidades de cada um dos nossos clientes e propor soluções eficientes para uma Alta gestão com Alto Desempenho.
Daniela Pedroza – Ceo VG – Ambipar