Imagine um gestor que precisa lidar com uma enorme quantidade de documentos para estar 100% em conformidade com os requisitos aplicáveis à atividade desempenhada pela empresa. Com tanto trabalho e tantas exigências, pode ser que ele nem saiba ainda identificar os problemas existentes em sua rotina operacional.
E com esta lacuna de não saber identificar os pontos críticos na gestão dos requisitos legais aplicáveis, ele acaba colocando a empresa em risco de sanções, de danos à imagem e até riscos de paralisação da sua atividade. E claro, o gestor coloca em risco inclusive o seu emprego.
Sinceramente, você acredita que é possível mudar essa situação e implementar uma gestão de alta performance na sua empresa? Uma gestão em que seu trabalho se torna mais fácil, mais eficaz e mais seguro?
Nós acreditamos que sim! E este é o objetivo deste artigo, te explicar como a tecnologia vai te ajudar com seus processos de monitoramento de não conformidade com segurança e agilidade. Vamos lá!
Auditoria de conformidade legal para tratamento da não conformidade
Um dos segredos para alcançar uma gestão de alta performance na sua empresa é através da auditoria de conformidade legal. É esta auditoria a responsável por ajudar na avaliação da detecção das falhas de procedimento e averiguar se as ações tomadas para resolver as falhas foram realmente eficazes.
Ou seja, uma empresa precisa cumprir determinados requisitos legais para se manter em funcionamento e evitar riscos financeiros, de danos à imagem, processos judiciais e outras penalidades previstas na legislação. Quase que diariamente é preciso cumprir normas e leis, e verificar se houve mudanças, alterações ou atualizações em relação a elas.
Se algum desses requisitos exigidos não estiver sendo cumprido, a empresa estará em “não conformidade”.
E é extremamente necessário identificar estas não conformidades para encontrar a causa do problema e tratá-lo. Isso chamamos de tratamento da não conformidade, que demanda ações específicas que, se não forem bem executadas, podem gerar novamente a não conformidade. e todos aqueles problemas que falamos anteriormente.
Mas, como identificamos estas não conformidades?
A resposta é simples: por meio de uma auditoria de conformidade legal! Esta auditoria consiste na verificação do atendimento dos requisitos legais de uma empresa e, em caso de não conformidade, permite que sejam tomadas ações para conseguir saná-las.
Por que a auditoria de conformidade legal é fundamental para sua empresa?
A auditoria de conformidade legal verifica se o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo. Dessa forma, por ter o objetivo de avaliar a identificação da legislação aplicável e analisar criteriosamente o atendimento aos requisitos legais, identificando as não conformidades, torna-se fundamental para qualquer sistema de gestão.
Ao analisar fundo o que está acontecendo na organização, os resultados da auditoria fornecem soluções específicas para evitar que a não conformidade ocorra novamente. Além disso, permite que o gestor compreenda a situação financeira da empresa, o que precisa ser melhorado, o que está gerando gastos desnecessários e fornece orientações para a alta direção nas tomadas de decisões estratégicas.
A auditoria acontece por meio de visitas às instalações da empresa para que o auditor analise as principais atividades e processos existentes, observa a execução das atividades, ele faz entrevistas com os colaboradores e responsáveis por cada área, verifica as documentações, coleta as evidências das não conformidades e assim elabora o relatório de auditoria de conformidade legal.
O que devo avaliar no meu Sistema de Gestão?
Uma dica: para saber o que é importante avaliar em sistemas de gestão ambiental, saúde ocupacional e segurança do trabalho, leia este artigo que trata sobre a ACL com foco em sistema de Gestão.
Portanto, é a auditoria que ajuda a empresa a fazer uma análise crítica consciente para, depois, elaborar um Plano de Ação mais estruturado das não conformidades, regularizando as atividades planejadas para em seguida direcionar os processos da empresa ao atendimento legal de seus requisitos.
E para tornar a gestão dos requisitos legais muito mais eficiente, os softwares tornam-se aliados importantes, porque eles permitem um maior controle e automatização dos processos de tratamento de uma não conformidade.
O acontece quando uma empresa não realiza Auditoria de Conformidade Legal?
São inúmeros os problemas que podem vir a ocorrer em sua organização se você optar por não realizar uma auditoria de conformidade legal para o tratamento da não conformidade.
Entre tantos podemos citar:
- sanções legais, como multas pecuniárias, cujo valor pode variar de quantias irrisórias até montantes milionários;
- interdição;
- cassação de alvarás;
- embargo das atividades;
- dissolução compulsória da organização;
- responsabilização criminal;
- gastos com honorários advocatícios, custas e outras despesas processuais;
- perda de reputação, incluindo perda do valor da marca;
- perda de valor de mercado;
- danos à imagem da empresa;
- perda de confiança e crédito;
- rating;
- perda e suspensão de contratos e de potenciais clientes;
- problema com fornecedores;
- perda de recursos humanos;
- desvio do foco da alta direção;
- perda de acesso a créditos e financiamentos;
- reparação dos danos causados pela desconformidade;
- e até recuperação judicial ou falência.
Quais as vantagens e benefícios em ter uma auditoria de conformidade legal?
Por outro lado, contar com uma auditoria de conformidade legal na sua empresa trará inúmeras vantagens e benefícios. E não só para a sua empresa, mas também para o seu trabalho.
Destacamos algumas aqui para você. Por exemplo:
- cumprimento de todos os requisitos aplicáveis, minimizando os riscos de existir uma não conformidade em auditoria externa ou autuações e penalizações de Órgãos fiscalizadores;
- caso a empresa possua certificação nas normas ISO, através da auditoria de conformidade legal ela se prepara melhor para a auditoria dos órgãos certificadores, sem se deparar com as falhas no seu processo;
- tem a garantia de que está seguindo corretamente os padrões mais rigorosos exigidos inclusive por normas internacionais;
- melhora a imagem da empresa perante mercado;
- aumenta a lucratividade;
- maior assertividade nas tomadas de decisões estratégicas e na priorização de recursos;
- redução de gastos e desperdício;
- prevenção de multas, autuações e paralisação de atividades, de acidente de trabalho, crimes ambientais ou trabalhistas;
- extinção dos prejuízos causados pelas multas por descumprimento de normas;
- aumento da conscientização dos colaboradores, incentivando-os a buscar por conhecimento e evolução profissional;
- maior rapidez para corrigir problemas decorrentes de mudanças, alterações ou atualizações da legislação;
- maior competitividade no mercado;
- estando em conformidade com os requisitos legais aplicáveis, a auditoria possibilita a evolução do sistema de Compliance em Sustentabilidade na sua empresa.
Em síntese, com uma auditoria de conformidade legal você vai obter respostas para importantes perguntas, como:
- Minha empresa tem não conformidades graves?
- Estou sujeito a multas?
- O que é relevante para o meu negócio?
- Onde investir meu orçamento?
Importante lembrar que a auditoria de conformidade legal pode ser feita a todos os tipos e portes de organizações. A sugestão de periodicidade mínima é de seis meses, sendo que o ideal, de acordo com o entendimento do mercado, de organismos certificadores e da metodologia desenvolvida pela VG, seria realizá-la anualmente5.
E então, vamos facilitar agora mesmo o seu trabalho?
Como foi possível notar, uma auditoria de conformidade legal para tratamento das não conformidades tem muitas vantagens, e uma das principais é tornar seu trabalho mais ágil.
Se você quer saber mais sobre esse assunto, se ficou dúvidas, ou se quer conversar com quem entende do assunto, sendo especialista na área há mais de 21 anos, então acesse nosso site e agende uma conversa com nossos consultores.
Provavelmente o único arrependimento que você vai sentir é o não ter falado antes com a gente!
Daniela Pedroza | CEO VG – Ambipar
Referências