Como escolher um software para tratar as Não Conformidades
14/05/2020
Não exite uma fórmula mágica para gerenciar as Não Conformidades relacionadas ao sistema de Gestão, seja do seu negócio, processo, produto, acidentes e incidentes, auditorias internas e externas. Existem sim, ferramentas capazes de ajudar e muito os gestores nessa complexa tarefa.
Mas, antes de escolher o Software mais adequado a sua Gestão de não conformidades, saiba quais são as características principais que ele deve ter, para que sua gestão de TNC seja eficiente e assertiva nas tratativas.
Boa leitura!
Tipos de não conformidades que o software precisar tratar
O software precisa tratar as não conformidades reais e potenciais da organização, tendo todos os requisitos exigidos de normas de gestão de tratamento de conformidade e não conformidade.
Serve tanto para conformidades de sistema de gestão e não conformidades de requisitos legais ou qualquer outra conformidade vinda de inspeção de auditorias de fornecedores, por exemplo.
O software precisa respeitar as etapas de tratamento de não conformidade?
Existem várias etapas que devem ser seguidas para garantir o sucesso do tratamento das não conformidades. A metodologia utilizada, por exemplo, no Módulo TNC SOGI, segue todas estas etapas descritas a seguir e que a Equipe da Verde Ghaia considera importante, conforme as metodologias estudas e a experiência adquirida nesses 20 anos de gestão.
1a etapa: o registro da não conformidade.
Aqui é descrito o maior nível possível de detalhes, descrevendo qual ou quais foram os desvios que ocorreram. Conte uma história. Explique detalhadamente o que ocorreu. Não deixe passar nada. Evidências são importantes neste momento.
2ª etapa: referenciar essa não conformidade.
Esse desvio está relacionado a que? A um requisito legal, a um requisito interno, a um procedimento interno, a um procedimento corporativo, a uma norma de sistema de gestão? Qual requisito não foi atendido? Ou seja, nesse momento identifica-se o que está sendo descumprindo.
3ª etapa: é onde é feita a análise crítica dessas não conformidades.
Na análise crítica identifica-se quais as consequências que essa não conformidade traz para a organização e que contexto que a não conformidade está presente. É importante destacar nesta etapa:
- Reincidência: é a primeira vez que ocorreu aquela falha ou já ocorreu mais de uma vez?
- Abrangência: o que a não conformidade identificada afetou, quais foram os processos impactados, descreva os efeitos.
4ª etapa: ações imediatas
Apontar qual ação imediata foi tomada diante da não conformidade, assim que ela for identificada.
5ª etapa: em seguida é feita uma análise de causa raiz.
Ou seja, é feita a avaliação de qual é a causa raiz dessa não conformidade, qual foi o principal motivo pelo qual ela ocorreu. E essa análise da causa raiz pode ser feita através de várias ferramentas da qualidade, como por exemplo, brainstorming, diagrama de Ishikawa, MASP (Método de Análise e Solução de Problemas), árvore de cinco porquês, entre outras.
6ª etapa: aprofundamento na busca pelas causas da não conformidade
Assim, visa-se a melhoria contínua dos processos. Por isso, nesta etapa, é definida as ações a serem tomadas e também quanto elas custarão. Essas ações podem estar relacionadas a uma ou a várias causas diferentes.
7ª etapa: delegue responsáveis e prazos para essas ações.
E também se estima qual o resultado esperado da tratativa dessa não conformidade. E para saber se a ação adotada foi realmente eficaz, realiza-se a análise de eficácia, que obedeça aos prazos estabelecidos para que não seja cometido o erro de não eliminar a causa e futuramente ter de novo o mesmo problema.
É muito importante que todas as informações sejam corretamente registradas, porque quem for fazer a análise de eficácia tem que verificar se as ações propostas foram cumpridas e se o resultado esperado foi atingido. E geralmente quem faz uma análise de eficácia é alguém que está fora, ou uma pessoa diferente que não tomou ações. Por isso essa etapa é importante, para que haja tenha uma visão geral do sistema.
Todo software tem que ter uma metodologia definida?
É importante que todo ferramenta de gestão tenha em sua tecnologia uma metodologia definida com base em normas, requisitos, regas, leis. Enfim, toda metodologia se baseia em estudos aprimorados que serão colocados em prática. Portanto, a resposta é Sim!
É preciso que o software tenha uma metodologia segura e eficiente, para que o gestor com orientação do software possa seguir etapas de tratamento das não conformidades.
Contudo, um bom software permite que o Gestor inclua anexos para uso de outras metodologias de análise de causas das situações adversas que tem no mercado, se assim for necessário. Esta customização é precisa, pois cada negócio tem as suas especificações.
Aqui, na Verde Ghaia, nós fazemos uso de metodologias renomadas e também buscamos entender as necessidades dos clientes, dando a liberdade de customização, caso o cliente deseje. Isso permite que o software SOGI TNC atinja os resultados desejados pelo cliente.
DICA: Definia um responsável pela Análise de Causa Raiz, podendo ser os envolvidos da área: gestor da área, alguma área de apoio que está relacionada, às vezes um RH, dependendo da situação.
É importante ter uma gestão que faça as evidências das não conformidades?
Esse é o princípio básico de gestão. O objetivo maior da gestão no tratamento das não conformidades é evitar a repetição dos desvios. É ter uma melhoria contínua dos processos.
Então, é muito importante que se faça a tratativa correta das não conformidades e faça esse registro das evidências, a abrangência, que envolva vários responsáveis dentro da organização para essas tratativas.
Por que um Software que trata as NC faz a diferença na Gestão?
É comum que muitas empresas não tenham uma estruturação da análise dos desvios e das não conformidades. Às vezes, porque não sabem realizar uma gestão do tratamento das não conformidades com eficácia. Contudo, a causa principal disso é a dificuldade de colocar no papel o que é feito no dia a dia. Na maioria das vezes na pressa, ou por falta de conhecimento, as pessoas não fazem da maneira correta. E isso, é percebido em diversas situações.
Muitos não têm conhecimento do próprio conceito, e precisam de um treinamento na forma de tratar a não conformidade. Por exemplo, você precisa conhecer qual o objetivo da tratativa de não conformidade para você ter noção dos conceitos e para você aplicar isso na prática.
Importante destacar que quando a não conformidade é recorrente, é possível vê-la em qualquer sistema de gestão ou em qualquer auditoria, afetando negativamente toda a organização.
Consequências para a gestão quando não se tem a análise dos desvios e das NC bem estruturada
RE A base da tratativa da não conformidade é tomar ações para eliminar a causa dos desvios. Se a análise não está estruturada, as não conformidades não são tratadas, porque sem uma estruturação não se consegue chegar à causa raiz do desvio. Assim, acaba somente eliminando os efeitos, e não as causas. E eliminando apenas os efeitos, a não conformidade pode se torna recorrente.
A maior parte das empresas não sabe usar o tratamento das não conformidades a seu favor. E assim elas podem vir a impactar outros processos subsequentes, o meio ambiente, a segurança dos trabalhadores, as partes interessadas, o atendimento de requisitos de clientes e resultar em perdas financeiras. Só uma empresa que tem uma gestão muito boa consegue identificar pontos de melhoria que podem aperfeiçoar os processos ou métodos de trabalho.
É possível gerenciar os desvios e as não conformidades da empresa através de Planilhas em vez de usar de Softwares? Sim, é possível.
Entretanto, os Softwares que existem hoje no mercado, possuem inúmeras vantagens e benefícios que uma planilha não possibilita alcançar. Além disso, as vantagens e os benefícios que um software traz para tanto para a gestão quanto para as organizações em relação a uma planilha de Excel são inúmeras.
Vantagens e Benefícios de um Software para tratar as Não Conformidades
- Com o software com foco em TNC, você sempre terá ‘planilhas’ e gráficos à sua disposição em tudo o que fizer, sem risco de estarem corrompidas ou com dados que podem ter sido sabotados.
- Não há necessidade de uma estrutura de TI em sua empresa para utilizar o software.
- O software precisa ter acesso online, 24 horas por dia de onde você estiver.
- Busque por um software que não precisa instalar programas nos computadores da sua empresa. Basta ter acesso à internet para obter todas as informações.
- O armazenamento dos dados feito na nuvem. Assim, o software para TNC garante 100% de confidencialidade e segurança da informação.
- É possível salvar documentos em evidências objetivas.
- Você pode gerar relatórios gerenciais em tempo real com apenas um clique, contendo todas as informações que você necessita, permitindo maior assertividade nas tomadas de decisão.
- Possibilidade de integrar mais rapidamente as unidades corporativas.
- Não há limite de cadastramento de usuários. Podem ser cadastrados quantos forem necessários, desde que eles sejam colaboradores da sua empresa.
- Cada usuário pode ser cadastrado com diferentes hierarquias de perfis de acesso, definindo assim quem acessa o que, deixando registrado data, horário de acesso, tipos de modificações e alterações que foram feitas. Os perfis são totalmente configuráveis.
- O usuário também pode ter acesso corporativo. Dessa forma, pode acessar todas as unidades da sua empresa.
- Visual atrativo e de fácil utilização.
Qual o diferencial do SOGI TNC para outros que existem no mercado?
O nível de informações dos softwares existentes no mercado é muito parecido, porque é um nível mínimo exigido nas normas de gerenciamento.
Entretanto, o Módulo TNC foi desenvolvido para ser muito mais que isso. Alguns de seus diferenciais perante outros existentes são:
- Sua utilização é muito fácil;
- As informações são visualizadas de maneira muito clara;
- O número de acessos permitido é ilimitado;
- É um software totalmente online, podendo ser acessado de onde e quando você quiser;
- Tem um histórico de modificações, permitindo um maior controle sobre quem fez o que e quando;
- Gera em tempo real e com apenas um clique os relatórios e gráficos de gerenciamento;
- Permite a elaboração de planos de ação de modo que você possa traçar metas para que as exigências sejam alcançadas de maneira completa e estratégica, em todos os setores da sua empresa, estimulando inclusive seus colaboradores a se comprometerem com a qualidade do que você oferece.
Quais os benefícios ao usar o Módulo SOGI TNC?
Um dos principais benefícios para a gestão é que o Módulo TNC permite que você tenha uma visão geral de quais são os problemas da sua organização.
Por exemplo, no sistema você consegue compilar os dados, consegue visualizar todas as informações, consegue fazer uma gestão do que está em aberto, do que está em andamento, do que está pendente, de avaliação de eficácia, qual o prazo que cada uma das pessoas responsáveis estão tendo, se estão cumprindo eles ou se estão postergando.
Vantagens e benefícios de utilizar o SOGI TNC em minha organização?
Para a organização de um modo geral, os benefícios que você tem ao usar o Módulo TNC são:
- Criar e gerenciar ações imediatas, de correção e preventivas;
- Delegar responsabilidades para todo o fluxo de tratamento da não conformidade;
- Definir ações preventivas, corretivas, emergenciais, responsáveis e prazos para cada ação;
- Enviar notificações com prazo e pendências registradas;
- Gerar relatórios e gráficos gerenciais;
- Anexar documentos como evidência;
- Identificar a causa da não conformidade;
- Avaliar a eficácia dos planos de ação;
- Poder anexar documentos; e
- Controlar a permissão de acessos de usuários e alterações de planilhas.
Todas as funcionalidades dos módulos do SOGI também auxiliam que sua organização não comprometa seu sistema de gestão, pois possibilita que seja feita a manutenção dos requisitos que já estão em conformidade legal e trate da maneira mais adequada os que estão em não conformidade.
E para que sua gestão de não conformidades se torne mais tranquila e ágil, a Verde Ghaia também oferece Assessoria no momento de inserir suas evidências de atendimento ou não aos requisitos legais.
Quer saber mais sobre o SOGI LIRA? Deixe seus comentários abaixo e o responderemos em seguida. Se desejar, agende uma apresentação da ferramenta gratuitamente através do fale conosco!
