Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis: gerencie seus Requisitos Legais Aplicáveis
12/05/2020
Gerenciar Requisitos Legais Aplicáveis não é tarefa fácil para as organizações, independente do seu tamanho, abrangência ou ramo de atividade. Atender aos requisitos é tabalhoso e exige dedicação para que os processos da empresa não sofram qualquer ameaça e riscos.
Sabemos que são milhares de requisitos que precisam ser monitorados diariamente, tanto no ambito Federal quanto Estadual e Municipal. E o gerenciamento pode ficar mais complexo quando a organização possui empresas espalhadas por todo o Estado ou por todo o país. Consequentemente, a demanda é maior e os riscos de algo passar despercebido aumenta ainda mais.
Mas, como então monitorar os requisitos legais aplicáveis de forma automatiza, segura e eficaz? A Ambipar desenvolveu o SGI (Sistema de Gestão Integrada), que possui diversos Módulos, destacando-se, nesse momento o Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis, responsável pela Gestão dos Requisitos Legais. E para explicar como o Lista Interna de Requisitos Aplicáveis atua na sua gestão, separamos algumas perguntas e respostas para explicar suas funcionalidades.
Boa Leitura!
SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis: funcionalidades importantes para gestão de Requisitos
O Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis foi feito para facilitar sua gestão e garantir que você esteja sempre em conformidade com todos os requisitos aplicáveis a seu negócio. Ele não é simplesmente uma matriz operacional. Ela é uma matriz gerencial, porque sua interface possui painéis de bordo que apresentam todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas, bem como estatísticas e gráficos referente ao atendimento e validação dos requisitos e obrigações, o total de ações pendentes, monitoradas e vencidas, os requisitos, incluídos, alterados ou excluídos, as ações incluídas e concluídas, custo previsto e realizado.
O Módulo dá a possibilidade de dizer se estamos conduzindo o nosso sistema de gestão de maneira adequada. Seu painel de cores, por exemplo, alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.
Quais os diferenciais do Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis?
O Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis tem como objetivo facilitar o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis ao negócio de cada cliente, permitindo ter uma visualização completa não só dos requisitos, mas também das evidências objetivas identificadas.
Isso inclui demonstrar o cumprimento e mencionar as medidas necessárias, referenciando documentos obtidos e adotados pela empresa para o atendimento do requisito. Tudo isso foi especialmente desenvolvido para tornar seu sistema de gestão eficaz.
Outros diferenciais
- O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes, tanto da esfera federal quanto estadual e municipal;
- O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações.
- O Módulo permite a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e também a comparação de dados e indicadores entre as unidades.
- Você pode cadastrar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos.
- Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada requisito e ficar ciente do custo do não cumprimento de um deles e do índice de recorrência de cada um.
- Tem um histórico de modificações, permitindo um maior controle sobre quem fez o que e quando.
- É possível gerar cartas de atualização mensais contendo um descritivo de todas as legislações aplicáveis à organização, que foram revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas no Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis em cada mês.
- Também é possível emitir alertas de atualização de legislações e de pendências no sistema.
- O armazenamento dos dados é feito na nuvem. Por isso, o Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis garante 100% de confidencialidade e segurança da informação.
- Sua utilização é muito fácil e intuitiva e realmente acelera todo o processo de monitoramento dos seus requisitos legais.
- Permite a elaboração de planos de ação de modo que você possa criar ações para atender as obrigações dos requisitos legais, gerando evidências. As ações também podem ser criadas para garantir que a empresa se mantenha em conformidade com as obrigações.
Não use planilhas para gerenciar Requisitos Legais Aplicáveis
Primeiramente, pela praticidade, segurança e confiança que apenas um software online de gestão pode propiciar ao gestor. É comum encontrar muitas empresas que optam em utilizar planilhas para realizar a gestão dos seus requisitos legais.
Essa opção de planilhas pode até economizar um pouco de dinheiro no curto prazo, mas no médio e longo prazo vai fazer você gastar o dobro e até o triplo, porque estará usando um sistema que não permite monitorar adequadamente os requisitos legais aplicáveis à seu negócio.
Por exemplo, cuidar de todos esses requisitos e normas, para que sempre estejam em conformidade, demanda muitas ações e prazos. Ter esse controle pelo Excel vai te obrigar a criar um gerenciamento quase que diário, para verificar se tem alguma lei nova, se foi alterada, ou se há uma ação vencida, ou alguma ação próxima do vencimento, ou se estão executando o que foi planejado. Não há envio automático de e-mails de notificação, opção que um software oferece.
Erros na atualização de Planilhas: O que isso pode te gerar?
O prejuízo financeiro que você terá por pagar multas, a perda de reputação e de mercado por não estar cumprindo a legislação e até por ter causado algum dano ambiental ou à saúde do seu colaborador, ou dependendo, ter até sua atividade interditada, simplesmente porque alguma legislação mudou ou alterou e ao usar a planilha, você não se deu conta dessas aletrações.
É claro que erros podem acontecer, mas quando se trata de questões tão sérias e importantes como seu negócio, eles são inadmissíveis.
Gerenciar os Requisitos Legais Aplicáveis através de Planilha é mais barato?
Certamente, sim! Mas, será o mais seguro para as informações e dados? Acredito que essa deva ser a pergunta correta. Nem sempre o preço está veiculado a qualidade. Isso é certo. Então, vamos avaliar.
As planilhas não trazem a segurança que softwares proporcionam para salvar as informações e dados da sua empresa. E, também não permite gerar relatórios em tempo real para que o gestor tenha melhor controle dos procedimentos que estão sendo efetuados para assim tomar decisões assertivas. Se você precisa tomar uma decisão importante, como fará sem ter todas as informações em mãos? Ou se sentiria seguro para tomar decisões com a Alta Direção através de uma planilha que muitos a utilizam e fazem suas próprias alterações, com base em uma parte do processo?
É para isso, que temos a tecnologia a nosso favor. E que, portanto, devemos usá-la a nosso favor.
O SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis possui tecnologia de ponta, utilizando de IA (Inteligência Artificial) para que a sua Gestão seja mais assertiva e segura. Além disso, toda a tecnologia usada é amparada pelas normas internacionais de gestão, cuja metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal. O SGI (Sistema de Gestão Integrada) é um sistema atualizado constantemente, para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.
Lista Interna de Requisitos Aplicáveis: posso gerenciar pendências relacionadas às minhas obrigações?
O Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis ajuda você a gerenciar suas pendências de forma específica, clara, com responsabilidades e prazos para cada requisito. Você mesmo pode inserir a abrangência do requisito como específica (deve ser utilizada quando cada área de abrangência vinculada à obrigação possuir uma evidência), permitindo assim a identificação das áreas responsáveis por cada requisito e obrigação.
E o Módulo é tão simples de usar que, logo abaixo do requisito, são exibidas todas as obrigações decorrentes dele. Para facilitar a evidência e melhor entendimento das obrigações que a empresa precisa atender, elas são apresentadas em forma de questionamentos.
Qual a importância do Plano de ação no Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis?
As ações são tarefas cadastradas com intuito de auxiliar o atendimento das obrigações do requisito legal. Este cadastro pode ser feito quando a empresa ainda não está conforme ou tenha necessidade de manter as evidências sempre atualizadas. Para isso, o sistema permite a definição de prazos de vencimento, de alertas, responsáveis e data de conclusão.
Ao construir o Plano de ação dentro do Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis, você terá uma visão melhor e mais completa ainda do seu sistema de gestão, tornando-o muito mais estratégico e eficiente.
Através do SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis você pode identificar
- Qual é a atividade/tarefa que deve ser realizada para efetivar o atendimento da obrigação.
- Qual o tipo da ação: correção, ação corretiva, preventiva, melhoria, planejamento, controle de condicionantes, plano de monitoramento e risco.
- Responsável: quem ficará responsável por gerenciar e/ou executar o plano de ação. Este responsável será um dos usuários cadastrados no sistema, com o respectivo e-mail indicado no cadastro para que o sistema possa enviar semanalmente as notificações de pendências de ações.
- Evidência Objetiva: evidência concreta do cumprimento da ação, deve se relacionar diretamente com a descrição do corpo da ação.
- Vencimento da ação.
- Alerta: data a partir da qual o responsável pela ação começará a receber alertas do sistema, através do e-mail, contendo a descrição da ação, a descrição da obrigação, a referência do requisito legal e os prazos definidos. O sistema também oferece a opção de enviar esses alertas manualmente.
- Conclusão: indicar em qual data a mesma foi finalizada e, por consequência, cessar o envio dos e-mails pelo sistema.
- Prioridade: é possível selecionar se a prioridade é baixa, média, alta ou urgente, para efeito de ordenação de importância das tarefas a serem realizadas.
- Custo Previsto e Custo Realizado: o Módulo LLista Interna de Requisitos Aplicáveis oferece a possibilidade de registrar a estimativa de custo e o custo real para execução de uma tarefa e também do processo. Assim, através de um relatório, à medida que o processo é executado (quando se concluir a tarefa), é possível avaliar os custos da empresa.
- Necessita de Avaliação de Eficácia: caso a empresa deseje realizar a avaliação de eficácia da ação, também é possível através do Lista Interna de Requisitos Aplicáveis.
Unidades Corporativas: eficiência do SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis
Claro que sim! Utilizar o Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis é a garantia de uma gestão eficaz para todas as suas unidades, pois ele permite que você monitore todos os requisitos legais aplicáveis à sua atividade, de forma padronizada em todas as unidades, mantendo assim os mesmos padrões de qualidade e atendimento em todos os seus estabelecimentos e conferindo agilidade e praticidade às suas operações.
O Módulo também promove a integração das suas unidades, pois as informações podem ser replicadas de uma unidade a outra, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações e requisitos delas. Isso promove uma gestão compartilhada e otimizada dos requisitos legais das unidades e ao mesmo tempo uma gestão estratégica, porque possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos e a comparação de dados e indicadores entre elas.
Benefícios e vantagens ao utilizar o Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis?
Utilizando o Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis você terá controle total dos requisitos legais aplicáveis a seu negócio, e nenhum deixará de ser cumprido, pois a metodologia na qual foi desenvolvido o Módulo segue um procedimento que engloba os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um banco de dados atualizado diariamente.
Assim, você adotará automaticamente uma gestão preventiva e de riscos, tendo segurança em saber exatamente quais obrigações legais sua empresa precisa atender.
Com o Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis você também irá gerenciar todas as suas ações, como status, evidências objetivas, datas de vencimento, requisito legal, e obrigações, por exemplo. Além disso, pode definir responsáveis, custos do não cumprimento de algum requisito e índice de recorrências.
Quantos usuários podem ser cadastrados no SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis?
O cadastro de usuários é ilimitado. E pode ser feito por área, processo, atividade ou departamento, definindo responsabilidades diretas dentro do sistema de gestão e dando a cada um apenas as permissões necessárias que definem quais ações que eles podem realizar no sistema, tais como: acessos, visualização, alteração, exclusão ou inserção de dados ou revisão, ou inclusão e exclusão de determinados requisitos. Também é possível cadastrar “observadores”, que acompanham as ações definidas no plano de ação, recebendo inclusive alertas por e-mail.
Esse cadastro ilimitado só é possível porque com o SGI (Sistema de Gestão Integrada) o cliente só paga o valor da licença para utilizá-lo, e não o usuário cadastrado. Ou seja, se você tem uma empresa de 05 pessoas ou de 10 mil pessoas, você poderá cadastrar todas elas ou apenas selecionar algumas, sem pagar nada a mais por isso. É você quem define a quantidade de usuários de acordo com as suas necessidades.
Meus dados e minhas informações estão seguras no SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis?
Para a Ambipar a segurança dos dados e das informações de seus clientes é prioridade. Por isso, tudo é armazenado em nuvem, de forma a assegurar que todos os seus dados e suas informações estarão seguras e que o acesso a elas será somente da organização e de seus usuários cadastrados.
Preciso instalar o SGI (Sistema de Gestão Integrada) para utilizá-lo?
É muito simples e fácil de usar! Não é necessário instalar nenhum programa. O acesso é online, 24 horas por dia, 7 dias por semana, do lugar onde você estiver.
Em caso de dúvida durante o uso do SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis, o que faço?
Se alguma dúvida surgir em qualquer momento, não se preocupe!
A Ambipar fornece a você todo o suporte técnico e jurídico necessário através de uma equipe especializada de consultores. E na hora de fazer a gestão das suas não conformidades, você também conta com o apoio de uma assessoria para ajudar a inserir suas evidências de atendimento ou não aos requisitos legais. Tudo para garantir a eficácia e eficiência do seu sistema de gestão!
Portanto, o Módulo Lista Interna de Requisitos Aplicáveis é uma ferramenta poderosíssima. Significa controle total dos processos de gestão da sua organização! É economia de tempo, praticidade, agilidade e segurança para você e sua empresa!
Quer saber mais sobre o SGI (Sistema de Gestão Integrada) Lista Interna de Requisitos Aplicáveis? Deixe seus comentários abaixo e o responderemos em seguida. Se desejar, agende uma apresentação da ferramenta gratuitamente através do fale conosco!
