Como e por que fazer a integração dos sistemas de gestão das Normas ISO?
Com os desafios na integração dos sistemas de gestão nas empresas, muitas normas ISO surgiram e com elas as diversas exigências para conseguir as certificações.
Hoje, você vai entender tudo sobre a integração de gestão das normas ISO. Mas antes, vamos entender um pouco mais sobre o que cada norma, que fazem parte dos sistemas de gestão - ISO, dizem sobre o seu negócio.
O que é Norma ISO 9001?
A ISO 9001 é a norma que certifica os SQG - Sistemas de Gestão da Qualidade. Ela define quais são os requistos necessários para a implantação do sistema. Além disso, ela também possui ferramentas de padronização e é um modelo para a implantação da Gestão da Qualidade.
O que é Norma ISO 14001?
A ISO 45001, publicada em 2018, tem como objetivo a gestão da saúde ocupacional dos colaboradores, como por exemplo a redução de lesões e doenças ocupacionais. Quanto mais as organizações compreendem os riscos e as oportunidades, mais haverá controle da segurança dos colaboradores.
A norma ISO 14001 foi criada para identificar, priorizar e gerenciar todos os riscos ambientais do negócio, como parte de suas práticas usuais. Implantar o sistema de gestão ambiental traz vantagens para organizações. Isso porque, as questões ambientes passam a ter mais relevância para as empresas e que por sua vez, passam a gerir melhor os riscos dos empreendimentos, prevenindo danos ambientais.
sistema de gestão
O que é um Sistema de Gestão Integrada - SGI? E como ele pode te ajudar?
O sistema de gestão SGI (Sistema de Gestão Integrada - SGI) tem como objetivo a implementação de um sistema integrado: gestão da qualidade (ISO 9001), gestão ambiental (ISO 14001) e gestão da segurança e saúde ocupacional (ISO 45001). Juntos, estes três sistemas de gestão fazem com que a empresa controle itens como, por exemplo:
# A qualidade do produto ou serviço;
# Satisfação do cliente;
# Descarte corretamente os resíduos;
# Eficiência em seus processos;
# Preocupação com a saúde e segurança dos trabalhadores.
Todos eles possibilitam a realização de um trabalho de sistema de gestão integrado e com foco no processo de melhoria contínua na área de qualidade, meio ambiente, responsabilidade social, segurança e saúde ocupacional do trabalho, segurança da informação, recursos humanos e controle financeiro.
Quais as vantagens de um Sistema de Gestão Integrada - SGI para sua empresa?
Numa visão geral, esta integração é um feito que poucas instituições brasileiras conseguiram alcançar, dado a uma grande lista de requisitos a serem cumpridos. Entretanto, ao buscar por essas mudanças, adequadamente e de acordo com as características, atividades e necessidades de cada organização, haverá uma série de melhorias no de desempenho, de maneira geral. Os benefícios mais observados são:
# Melhorias a redução de custos;
# Redução de duplicidades;
# Redução de burocracias;
# Redução do conflito de sistemas.
É importante ter em mente que, embora as normas aparentam ser específicas para cada empresa, estes processos e normas estão essencialmente alinhados. Isto ocorre, porque suas estruturas são semelhantes no que diz respeito às abordagens para o gerenciamento e monitoramento dos processos internos das organizações.
Porém, existe uma grande dificuldade da integração desses sistemas de gestão, dado a forma, de que os mesmos foram implantados. O sistema ISO foi criado há mais de 20 anos e consequentemente, as novas certificações foram implantadas de forma isolada. Mas, conduzidas por profissionais de diferentes áreas, alocados em diferentes espaços físicos e que trabalham com legislações e regulamentações totalmente diferentes.
Contudo, há inúmeras vantagens que podem ajudar o seu negócio a se manter firme no processo de integração dos sistemas de gestão.
Diminuição de acidentes de trabalho
No Brasil, cerca de 700 mil pessoas sofrem acidentes de trabalho todos os anos. Pensando nisso, um sistema de gestão que ofereça maneiras efetivas de evitar acidentes, pode poupar aos colaboradores problemas de saúde. E a empresa gastos com desnecessários com a aárea jurídica, bem como a reputação da marca.
Redução dos impactos ambientais
Nos dias atuais, percebe-se urgência na resolução de problemas ambientais. Essa postura afetou a maneira das empresas fazerem negócios, por isso, um sistema de gestão integrado faz com que todas as áreas passam a trabalhar em prol de um mesmo objetivo, economizando recursos e aprimorando processos de produção. Com isso, contribui-se para a qualidade do meio ambiente.
Economia de insumos e recursos
Com a integração dos processos, é necessário menos esforço de tempo, recursos financeiros e do próprio colaborador para se dar conta dos diversos sistemas de uma empresa. Esta visão holística do processo permite que diferentes desperdícios sejam evitados e que uma cadeia colaborativa seja instituída.
Aumento da qualidade de produtos e serviços
O processo de melhoria contínua, além de ajudar em todos os pontos já citados, faz com que a qualidade dos produtos e serviços melhorem. Uma vez que, as práticas permearão todas as etapas do processo produtivo. E ainda, a melhoria contínua não é percebida somente pelos colaboradores, mas também pelos clientes, fornecedores, parceiros e os demais stakeholders da organização, potencializando o desempenho no mercado e se tornando um diferencial para a empresa, o que pode aumentar o seu lucro.
Redução de falhas nos processos produtivos e administrativo
A integração dos sistemas de gestão consegue, por sua vez, diminuir a burocracia. E, com isso, as chances de falha são exponencialmente reduzidas, uma vez que se torna possível a compatibilização dos procedimentos entre si.
Isso ocorre principalmente devido à otimização do tempo, ao aperfeiçoamento potencializado pelos treinamentos integrados e à conscientização mais eficiente de todos os envolvidos.
Além disso, é possível prever e administrar os pontos críticos em cada sistema e ainda, verificar se um procedimento interfere nos demais processos da organização. Sob este aspecto, uma vez que todos os processos são observados de maneira unificada, a tomada de decisão é facilitada, o que ajuda na realização de ajustes, evitando retrabalho.
Padronização e a consistência de processos
A primeira meta de todas as certificações que estão presentes no SGI - Sistema de Gestão Integrada, deve ser padronização dos processos produtivos e administrativos, com o intuito de corresponder às exigências dos diversos sistemas e certificações, simultaneamente.
Todos os detalhes precisam ser avaliados em conjunto e, preferencialmente, em um único ambiente, facilitando os procedimentos e as tomadas de decisão. Como resultado, você poderá dar mais consistência ao trabalho, especialmente se a companhia estiver em crescimento.
Mesmo que, não necessariamente, tenha que lidar com a complexidade de um grande processo produtivo ou com diferentes operações, ainda é importante ter processos compreensíveis para médios e pequenos negócios.
Mais controle sobre as informações da empresa
Tomar decisões para o negócio sem ter dados concretos ou com base apenas em instinto ou achismo não é positivo. E não deve ser uma prática constante para a organização, independentemente de setor, porte ou outras características. Qualquer ação empresarial deve ser embasada em evidências e dados qualitativos e quantitativos.
Um Sistema de Gestão Integrada - SGI também pode ajudar a obter estas informações de forma rápida e visual. A principal função do SGI, nesse sentido, é permitir que você acompanhe todos os sistemas de maneira holística, entendendo como eles se relacionam.
Otimização de planejamento
A otimização do planejamento, de maneira integrada, também é possível com um Sistema de Gestão Integrada - SGI. Isso possibilita um melhor aproveitamento do tempo.
Para exemplificar, sem este recurso, seria necessário buscar informações em diferentes setores e em diferentes formatos para depois unir tudo em um só planejamento, também é possível com um Sistema de Gestão Integrada - SGI. Isso possibilita um melhor aproveitamento do tempo. Para exemplificar, sem este recurso, seria necessário buscar informações em diferentes setores e em diferentes formatos para depois unir tudo em um só planejamento.
E são nesses quesito que, cada vez mais, se faz necessário profissionais de formação multidisciplinar, que possuam uma visão abrangente do todo, assumindo seu papel como agente no processo. Além disso, o SGI - Sistema de Gestão Integrado é denso e se faz indispensável o envolvimento da alta direção.
Quais são os desafios do processo de implementação do Sistema de Gestão Integrada - SGI?
Um dos grandes desafios do processo de implantação é atender e garantir sua eficácia, satisfazendo todas as partes interessadas, conforme suas estratégias e planos futuros. Assim, entendendo que cada ambiente, se torna cada vez mais complexo e dinâmico, o meio acaba influenciando as suas principais estratégias.
Existem ferramentas de gestão integrada que podem ajudar?
Algumas ferramentas de gestão, como o SOGI - plataforma de Verde Ghaia, são capazes de gerir e monitorar os requisitos legais aplicáveis, mantendo o Sistema de Gestão Integrada - SGI sempre atualizado e em conformidade legal.
Por meio dos diferentes módulos que a plataforma de Verde Ghaia oferece, você pode fazer a gestão de requisitos legais, auditorias, documentos internos e fornecedores. Tudo já de acordo com as normatizações internacionais como a ISO 9001, , ISO 45001, SA 8000/NBR 16001, ISO 50001, ISO 22000.
Além disso, recomendamos usar ferramentas de integração, visando traçar planos e estratégias para gerir e erradicar as não conformidades das normas, podendo impedir a certificação da sua empresa.
Hoje, você entendeu um pouco mais sobre os desafios do Sistema de Gestão Integrada - SGI, os benefícios e ferramentas que podem te ajudar. No entanto, para que tudo funcione é necessário que os colaboradores da sua organização se envolvam e estejam abertos às mudanças.
Por isso, processos de capacitação, comunicação interna eficiente e ações de engajamento e pertencimento são bons caminhos. Assim, é possível garantir que todos na organização estejam alinhados aos objetivos da integração do SGI.
2 Comentários
Trabalhar de forma integrada com as novas versões das normas: ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015 e ISO 45001:2018, torna-se uma vantagem para as organizações e também um desafio, pois mudar a mentalidade setorial e voltar-se para a visão sistêmica não é fácil.
É isso mesmo, Aurélia! Obrigada pelo comentário. A gestão e o esforço são diários e o resultado é a melhoria contínua.