Por que muitas empresas não fazem integração dos seus Sistemas?
09/04/2019
Há organizações que criam resitência a implementar um sistema de Gestão intergrada. E há dois fortes motivos, para isso:
# Tendência a burocratizar e falar demais. Algumas empresas tendem a escrever procedimentos altamente complexos, sem aplicação real na atividade do colaborador. Esquecem da máxima do controle operacional: escrever o que se faz e fazer o que está escrito.
# Conflito de interesses, se já existe um SGQ, os profissionais de meio ambiente e SST geralmente relutam em anexar seus requisitos ao sistema da qualidade existente. Da mesma forma, os profissionais da qualidade geralmente relutam em “contaminar” o sistema com requisitos que não estejam relacionados com a qualidade do produto.
O que acontece é que as empresas não conseguem enxergar os mais diversos benefícios, quando se realiza a implementação em SGI. Muitas preferem ignorar sua importância nos processos e postergam a integração.
Benefícios da Integração de um SGI
1 – Estabelecer um sistema de gerenciamento integrado e de desempenho otimizado desde o início;
2 – Obter uma participação mais detalhada de todas as partes interessadas;
3 – Uso reduzido de recursos múltiplos, como auditorias, treinamentos, etc.;
4 – Sinergia no desenvolvimento de ambos os sistemas;
5 – Harmonização na resolução de problemas comuns em projetos;
6 – Otimização de custos;
7 – Flexibilidade e possibilidades aumentadas para incluir outros sistemas de gestão;
8 – Redução e programação de múltiplas auditorias;
Semelhanças entre os sistemas de Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Saúde e Responsabilidade social: Todos os sistemas, na teoria, estão filosoficamente alinhados. Embora possuam clientes diferentes, suas estruturas e abordagens para a conformidade com regulamentos são semelhantes. Prova disso é a abordagem do modelo PDCA (plan, do, check, act), iguais a todas elas.
Simplificação e Redução da Poluição Visual:
Colaboradores de empresas com sistemas de gestão integrados podem realizar suas atividades utilizando um único conjunto de procedimentos, ao invés de múltiplos documentos, às vezes conflitantes, de diferentes sistemas de gestão e que também trazem grande confusão durante o uso e retenção.
Brinco muito, quando visito uma fábrica e vejo quatro políticas em um único quadro de gestão, além de uma infinidade de procedimentos falando da mesma coisa. É um verdadeiro carnaval.
Redução dos Treinamentos
Com a Integração surge a oportunidade de realizar um único processo de treinamento para novos funcionários. Isso minimiza inclusive, as contradições.
Otimização de recursos:
Um sistema que atenda aos requisitos das normas minimiza os recursos necessários para desenvolver, implementar e manter sistemas separados. Para manter processos únicos de treinamento de funcionários, controle de documentos, análise crítica pela direção e ação corretiva e preventiva, são necessários menos recursos do que para desenvolver e manter múltiplos processos visando a alvos semelhantes.
Melhoria do desempenho organizacional:
Um único sistema formal que ajude a identificar possíveis problemas, riscos ou perigos pode reduzir ou eliminar reclamações de clientes, não-conformidades de produtos, acidentes e doenças ocupacionais ou incidentes ambientais. Além de reduzir riscos relacionados com a qualidade, pode também reduzir custos associados com descontaminação ambiental, lesões ocorridas no local de trabalho, fatalidades e multas resultantes do não-cumprimento de requisitos legais.
Integração dos objetivos da qualidade, do meio ambiente e da SST à estratégia geral da empresa:
Essa integração elimina a ideia de que a qualidade, o meio ambiente e a segurança são partes separadas ou pouco importantes da empresa.
Estabelecimento de uma estrutura para melhoria contínua dos sistemas da qualidade, do meio ambiente e da SST:
A direção não apenas estabelece metas e objetivos para os sistemas da qualidade, do meio ambiente e da SST; também faz uma análise crítica dos sistemas em intervalos regulares para garantir o progresso. A direção também identifica oportunidades de melhoria. Um sistema formal de ação corretiva e preventiva identifica formas de melhorarias e garante que todas as ações sejam verificadas e consideradas eficazes, antes do seu fechamento.
- Simplificação de sistemas com menos confusão, redundância e conflitos de documentação;
- Otimização de recursos pelo fato de se manter um único sistema com um único alvo, em vez de múltiplos sistemas com os mesmos alvos;
- Integração dos objetivos da qualidade, do meio ambiente e da SST à estratégia geral da empresa;
- Estabelecimento de uma estrutura comum para a melhoria contínua dos sistemas da qualidade, do meio ambiente e da SST, resultando num melhor desempenho organizacional.
Abaixo apresentamos uma breve apresentação sobre a integração.
Requisito: Política
Sem Integração:
- Diversas políticas confundem o empregado
- Poluição visual da empresa
- Dificuldade de difundir à clientes e partes interessadas
- Custos triplicados para impressão, treinamento e divulgação
Com Integração:
- Uma política única de gestão
- Fácil aplicação
- Agradável visualmente
- Redução de custos para impressão e divulgação
Valor Percebido:
- Custos de impressão
- Custos de treinamento
- Custos de criação de material de sensibilização
Requisito: Monitoramento da Conformidade Legal Aplicável
Sem Integração:
- Sistemas distintos para monitoramento
- Volume de leis com obrigações idênticas
Com Integração:
- Único programa de conformidade legal
- Interação de tarefas
- Redução substancial de obrigações a serem cumpridas de forma repetitiva
Valor Percebido:
- Custos de mensalidades de programas de conformidade legal
- Redução de custos de Auditorias de Risco Legal
- Redução do tempo de auditorias de conformidade Legal
- Redução do tempo da mão de obra local necessária para manter o programa
Requisito: Determinação de escopo
Sem Integração:
- Necessidade de discussão repetitiva sobre o mesmo assunto
Com Integração:
- Integração do escopo para todos os sistemas ou possibilidade de exclusão quando necessário
Valor Percebido:
- Redução de tempo desprendido para reuniões de acertos deste programa
Requisito: Processos de liderança e comprometimento
Sem Integração:
- Várias pessoas fazendo a mesma coisa
Com Integração:
- Melhor alinhamento das atividades relacionadas ao processo
Valor Percebido:
- Redução de mão de obra
Requisito: Papéis, responsabilidades e autoridades organizacionais
Sem Integração:
- Várias pessoas fazendo a mesma coisa
Com Integração:
- Melhor alinhamento das atividades relacionadas ao processo
Valor Percebido:
- Redução de Mão de Obra
Requisito: Objetivos do SGI e planejamento para alcançá-los
Sem Integração:
- Várias metodologias de controle de objetivos e metas para estabelecer o controle do mesmo orçamento
Com Integração:
- Padronização das informações levadas à alta administração
- Facilidade de controle
Valor Percebido:
- Redução do número de reuniões
- Redução da carga horária da análise critica
- Redução de burocracia
Requisito: Monitoramento, medição, análise e avaliação
Sem Integração:
- Várias metodologias de controle para os mesmos itens de monitoramento
- Informação repetitiva
Com Integração:
- Padronização das informações
- Facilidade de controle
Valor Percebido:
- Redução do número de reuniões
- Redução de programas para monitoramento
- Redução de burocracia
Requisito: Competência e Conscientização
Sem Integração:
- Várias metodologias para o mesmo assunto, sendo que o departamento que cuida disso é o mesmo, sempre.
Com Integração:
- Padronização da gestão de RH
Valor Percebido:
- Redução do volume de procedimentos
Requisito: Comunicação
Sem Integração:
- Várias metodologias para o mesmo assunto, sendo que o departamento que cuida disso é o mesmo, sempre
Com Integração:
- Padronização da gestão de comunicação interna e externa
Valor Percebido:
- Redução do volume de procedimentos
Requisito: Informação documentada
Sem Integração:
- Vários manuais a serem controlados
Com Integração:
- Padronização da informação em um único manual, facilitando o entendimento junto a alta administração
Valor Percebido:
- Redução do volume de papel
Requisito: Controle operacional
Sem Integração:
- Vários procedimentos a serem controlados
- Excesso de procedimentos nas áreas falando da mesma coisa
- Sobrecarga no controle de documentos
- Excesso de papel
Com Integração:
- Padronização da informação em um único procedimento
- Facilidade de entendimento junto aos usuários
- Redução da poluição visual nas fabricas
- Redução da carga de controle de documentos
Valor Percebido:
- Redução do volume de papel
- Redução do tempo desprendido na criação de procedimentos
- Redução do volume de backup de procedimentos
- Espaço em servidores
- Facilidade de entendimento pelos usuários
- Redução do volume de treinamentos
Requisito: Análise crítica
Sem Integração:
- Excesso de reuniões
- Excesso de discussão sobre os mesmos assuntos
Com Integração:
- Integração dos assuntos em uma única reunião
Valor Percebido:
- Redução do tempo despendido pela alta administração para discutir o mesmo assunto
Requisito: Auditoria Interna
Sem Integração:
- Excessos de Auditorias
- Vários cursos de auditor
- Perda de tempo útil no acompanhamento de auditorias;
- Aumento do custo de contratação de auditorias
Com Integração:
- Realização do programa em uma única auditoria
- Padronização dos relatórios
- Realização de um único curso de auditores integrados
- Facilidade de entendimento pelos colaboradores
- Redução do stress nas auditorias na fábrica
Valor Percebido:
- Redução dos custos de auditorias
- Redução do tempo gasto com auditorias
- Redução dos valores pagos com cursos de auditores
Requisito: Não conformidade e ação corretiva
Sem Integração:
- Sistemas distintos para o mesmo tipo de monitoramento
- Várias metodologias para o mesmo assunto
- Excesso de informação para o empregado
- Dificuldade de tratar não conformidades
Com Integração:
- Único programa de monitoramento
- Interação de tarefas
- Redução substancial de obrigações a serem cumpridas de forma repetitiva
Valor Percebido:
- Custos de mensalidades de programas para tratamento de não conformidades
- Redução de custos para cursos sobre o assunto
- Redução do tempo de análise da informação
- Redução do tempo da mão de obra local necessária para manter o programa
Requisito: Auditorias externas
Sem Integração:
- Excessos de auditorias
- Vários programas de auditorias ao longo do ano
- Perda de tempo útil no acompanhamento de auditorias
- Aumento do custo de contratação de auditorias
Com Integração:
- Realização do programa em uma única auditoria
- Padronização dos relatórios
- Despesas com contratações integradas
- Facilidade de entendimento pelos colaboradores
- Redução do stress nas auditorias realizadas na fabrica
Valor Percebido:
- Redução dos custos de auditorias
- Redução do tempo gasto com auditorias
- Redução dos valores pagos com logística de auditores
Se ainda tem dúvidas sobre o assunto, entre em contato conosco ou envie sua dúvida que responderemos!
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