Economia, agilidade e eficácia na gestão de licenças são fundamentais em empresas que querem estar em Compliance.
Mas é preciso ter um controle prático e simples para não se perder no licenciamento ambiental.
A importância da gestão eficaz
Geralmente, nas empresas um dos requisitos básicos para seu funcionamento é estar com todas as suas licenças dentro do prazo e cumprir as condicionantes exigidas. Mas para que isso aconteça, é necessário ter um sistema de gestão eficaz e um controle total de todos os seus documentos. Caso contrário, a organização estará sujeita a sofrer
- Multas;
- Sanções;
- Penalidades;
- E ter inclusive sua atividade paralisada, parcial ou totalmente.
Você, como gestor, sabe que esse trabalho não é nada fácil. Mas, e se existisse a possibilidade de agilizar, desburocratizar e tornar esse trabalho muito mais seguro, você trocaria a sua forma de trabalhar hoje por essa possibilidade?
E se você pudesse economizar milhões de reais na sua empresa, você economizaria?
Se a resposta a estas perguntas é SIM, então continue a leitura deste artigo porque nele vamos mostrar que você pode ter segurança, agilidade e eficácia no controle de suas licenças. E de quebra ainda garante a economia de tempo e de muito dinheiro.
Confira!
O jeito tradicional de fazer licenciamento ambiental
Excel. Esse é o problema que a maioria dos gestores estão enfrentando hoje porque ou desconhecem outras formas de fazer a gestão de suas licenças e condicionantes ou porque acham que vão gastar demais contratando sistemas inovadores e modernos.
Para entender o tamanho do problema em usar o Excel é só ver o prejuízo financeiro a que muitas empresas estão sujeitas: todo ano os órgãos de fiscalização ambientais no Brasil aplicam mais de 8 mil multas. Isso representa mais de R$ 3 bilhões pagos em penalidades por milhares de empresas.
E sua organização pode estar nesta lista.
Veja só. Vamos imaginar uma empresa de médio porte que tem cerca de 80 licenças para cumprir, mais uma média de 150 condicionantes a serem observadas. Para controlar os prazos e as obrigações de centenas de condicionantes relacionadas a essas licenças, a organização optou por utilizar o Excel. E sabe o que ela “ganhou” com isso?
Desorganização
O uso dessa ferramenta traz consigo um número enorme de planilhas e de dados soltos em diversas pastas no computador ou até mesmo arquivo físico.
Erros
Além disso, por mais que o Excel tenha várias fórmulas e funções automáticas, ainda assim necessita de uma pessoa que, em algum momento, insira os dados do licenciamento ambiental da sua empresa em planilhas.
Sabendo que as pessoas podem cometer erros, mesmo que tomem todo o cuidado para evitar que isso aconteça, pode ocorrer uma falta de atenção por algum motivo aqui, uma outra ali, alguns dados são inseridos de forma incorreta… e pronto! Os resultados apresentam erros. E até achar onde foi o erro e o responsável por ele, um tempo precioso será gasto em algo que poderia ser evitável.
Perda de prazos importantes
O Excel não emite alertas para prazos de licenciamento ambiental próximos do vencimento. Isso é um problema gravíssimo, porque, de acordo com a legislação, uma empresa desavisada, que acaba perdendo o prazo de renovação de determinada licença pode pagar multas que variam de R$ 500 a R$ 10 milhões.
Não saber quem são os responsáveis
O Excel não consegue filtrar os responsáveis pelas condicionantes e suas obrigações, nem faz análise de riscos. Não saber quem é responsável pelo o quê torna o processo de gestão muito mais difícil e suscetível a erros, além de colocar toda a organização em risco.
Dificuldade em emitir relatórios confiáveis de forma rápida e eficaz
Se é preciso gerar um relatório urgente de controle de leis, não é possível com o Excel. Muito menos é possível ter uma visão do todo de forma rápida e fácil para tomadas de decisão.
Uma grande dor de cabeça
O uso do Excel é uma solução que parece simples, barata e fácil de ser utilizada à primeira vista, mas que pode se tornar uma grande dor de cabeça depois. E em vez de ganhar agilidade e economia de dinheiro utilizando esta ferramenta, você ganha trabalho em dobro, perde tempo refazendo as análises e deixa de se dedicar a processos mais produtivos e talvez até mais rentáveis.
Em poucas palavras, usar o Excel é a oportunidade que um gestor tem de perder o controle e segurança de seu sistema de gestão de licenciamento ambiental e de colocar sua empresa na mira de multas e penalidades.
Você ainda quer usar o Excel?
Quem não realiza uma gestão eficaz de suas licenças e condicionantes pode não estar de acordo com as normas exigidas para o funcionamento da sua atividade. Consequentemente, o gestor corre um sério risco de ser pego de surpresa pela visita de um auditor. Se isso acontecer, o descumprimento de qualquer condicionante vai gerar autuações e consequentes penalidades, que geralmente rendem multas altíssimas.
Caso a empresa esteja no Estado de Minas Gerais as penalidades são mais severas. Diferentemente dos outros Estados do Brasil, em Minas Gerais, além da multa simples pelo ato de descumprimento de condicionante, há um acréscimo de 30% ao valor da multa por condicionante descumprida, mais 0,5% por relatório ou atendimento praticado após decorrido o prazo legal.
Na verdade, independentemente de onde a empresa esteja localizada, ser autuado e penalizado por descumprimento de condicionantes vai fazer a alta direção cobrar o motivo disso ter acontecido. Soma-se a isso o fato de que o gestor será responsabilizado pela falta de cumprimento, ficando assim um prejuízo financeiro muito grande sob a responsabilidade dele.
Portanto, buscar controlar todas as licenças de forma burocrática e ineficaz é perda de tempo e dinheiro.
Sabendo de tudo isso e se mesmo assim você quer ser o responsável por problemas e prejuízos na sua empresa, então utilize o Excel.
Agora, se você quer um sistema que permita melhorias na gestão de licenças e condicionantes aplicáveis a seu negócio bem como a otimização do seu trabalho, tornando-o muito mais seguro, então escolha um bom software de gestão de licenças!
Você pode trazer agilidade e praticidade para a sua empresa!
Sem dúvida alguma é o gerenciamento correto das licenças e condicionantes que evita que ocorra penalidades, multas e sanções, sendo um meio muito eficaz para o gestor manter pleno conhecimento de todos os controles ambientais pertinentes à sua empresa.
E como fazer isso?
Existem softwares desenvolvidos para desburocratizar e facilitar a sua rotina de gestão de licenças e condicionantes.
Esses programas inteligentes fazem com que todos os seus documentos, tais como licenças, protocolos e relatórios, fiquem armazenados em um só lugar, estando digitalmente acessível para todos os autorizados a consultá-los e podendo ser pesquisados por todos os gestores interessados. Isso garante a criação de um processo de comunicação mais transparente com as partes interessadas ou as partes que se afetam nesses controles.
Gestão dos responsáveis na área de licenciamento ambiental
Gerenciar através de um software, garante a facilidade de gerir um relatório em um único clique, tornando o processo de análise e gerenciamento muito mais simples e ágil. Com a agilidade no acesso aos relatórios vai ser muito mais fácil apresentar ao auditor os números de sua gestão de licenças. Importante destacar que o relatório conta com georreferenciamento e gráficos comparativos estratégicos que permitem verificar o avanço da gestão e unidades com maior risco e que demandam maior priorização”2.
Estas ferramentas evitam erros humanos, eliminam perda de prazos e geram resultados positivos na gestão. Tudo através de um controle específico para os vencimentos, notificando quanto tempo falta para vencer determinado prazo.
Você ainda pode gerenciar todos os processos que exigem monitoramento e controle de prazos e documentos e/ou que dependam de algum tipo de autorização ou credenciamento junto aos órgãos, como por exemplo licenças, alvarás, polícias civis, federal e exército, cadastros nos conselhos de classe (CREA, CRQ, etc), Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), outorgas, manejo florestal, termos de ajustamento de conduta, entre outros.
Resumindo, um software de gestão de licenças proporciona ganho de tempo e economia de dinheiro. Você não perderá mais prazos, pode prevenir multas, interdições, paralisações das atividades e ainda evitar a diminuição no tempo das licenças.
E então, você quer levar mais problemas ou ser o responsável pelas soluções na sua empresa?
Se você quer problemas na sua empresa, continue utilizando planilhas. Mas, se você quer agilizar, desburocratizar e tornar seu trabalho muito mais seguro, utilize um software para controle das suas licenças.
Quer saber mais sobre licenciamento ambiental? Então fale agora com um consultor e saiba como implementar um controle eficaz de licenças na sua empresa:
Referências