Primeiramente, deve-se entender que o termo padronização de processos, refere-se a a execução de uma tarefa ou à produção de um bem ou serviço. E que por sua vez, é um elemento de comparação, por exemplo, blocos -padrão para calibração de instrumentos de medição, padrão monetário, padrão visual, padronização de para cor ou forma, dentre outros.
Portanto, padronizar significa sempre ser claro, simples e objetivo o suficiente, para que o processo possa ser entendido e seguido por todos aqueles à quem se aplica. Assim, faz-se necessário comunicar a todos os envolvidos os critérios e requisitos estabelecidos pela empresa, – deve ser escrito de forma que atenda ao usuário e que este seja capaz de compreender todos os critérios estabelecidos e eliminar quaisquer dúvidas que este venha a ter.
O objetivo desse conteúdo é apontar a importância da padronização nos processos, visando a melhoria contínua e a satisfação dos stakeholders e o crescimento sustentável do empreendimento.
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Boa leitura!
Como padronizar na prática e obter os melhores resultados?
Para alguns autores, o documento estabelecido para uniformizar uma prática, a fim de se buscar os melhores resultados possíveis deve ser chamado de padrão, uma vez que a adesão a ele é espontânea e as pessoas o fazem por se convencerem das vantagens advindas desta. Portanto, eles não utilizam a palavra norma para caracterizar tal documento. Para eles, norma tem haver com regras, leis, imposição de algo a ser feito por alguém.
Entretanto, padrões também são estabelecidos pelas organizações para assegurar o cumprimento de requisitos legais e contratuais, que são padrões impostos pelo Estado, pelo cliente ou qualquer órgão competente. Por exemplo, os padrões de emissão de vapores, gases e efluentes líquidos. Mesmo a principal instituição responsável pela padronização em nível nacional, a ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, não diferencia as terminologias padrão e norma. Para efeito do presente estudo, tal diferenciação também não será considerada, portanto, pode-se entender padrão e norma da mesma forma.
Classificação dos Padrões
Os padrões podem ser classificados de acordo com sua aplicação – especificações de produtos, normas de ensaio, normas de sistemas – ou de acordo com a sua abrangência – procedimentos de uma empresa, normas nacionais, regionais e internacionais.
Padronizar produtos conforme especificações
As especificações de produto são padrões que definem de modo claro todas as características de um produto:
- Características dimensionais – comprimento, largura, espessura, diâmetro, etc.
- Características físicas – estado físico (sólido, líquido, gás), densidade, viscosidade, pressão, cor, etc.
- Características de acabamento – rugosidade, cor, brilho, etc.
- Composição química.
- Tratamentos térmicos e superficiais requeridos – têmpera, cromação, fosfatização com manganês, zincagem, etc.
- Requisitos de desempenho – resistência à tração, compressão, flexão, impacto, desgaste, fadiga, etc.
- Faixa de trabalho – voltagem, corrente, temperatura, umidade do meio, força, etc.
- Faixas de tolerâncias para todas as características.
- Lista de componentes, caso o produto seja um sistema composto de várias peças.
Procedimentos de inspeção e ensaio
Os procedimentos de inspeção e ensaio especificam todos os recursos necessários para a realização de ensaios e inspeções confiáveis e a maneira segundo a qual tais recursos serão usados.
Espera-se que os resultados obtidos num ensaio de um produto específico possam ser repetidos sucessivas vezes, desde que o procedimento seja rigorosamente seguido e o produto não seja mudado. Tais procedimentos especificam:
- Características a serem medidas ou avaliadas.
- Instrumentos e dispositivos de medição necessários.
- Reagentes necessários – no caso de análises químicas.
- Parâmetros gerais de ensaio – tempo de duração, faixa de temperatura, umidade, força, corrente, voltagem, etc.
- Tamanhos de amostras.
- Como medir ou efetuar a análise – com todos os detalhes possíveis.
Instruções operacionais
As instruções operacionais mostram como executar uma tarefa ou como prestar um serviço, elas especificam:
- Qual a tarefa a ser realizada.
- A seqüência a ser seguida para a realização da tarefa ou fluxo de produção.
- O responsável por cada etapa da realização da tarefa.
- Onde realizar a tarefa.
- Quais os recursos necessários e disponíveis para a realização da tarefa.
- Qual a freqüência de realização da tarefa.
- Quais os equipamentos e ferramentas necessários.
- Como realizar a tarefa, detalhando cada passo necessário.
Para organizar e orientar a aplicação dos vários tipos de padrões mostrados e para disciplinar atividades que envolvam vários departamentos, níveis hierárquicos e até mesmo várias unidades de um mesmo grupo empresarial, numa mesma organização são usadas as normas ou padrões sistêmicos, que trazem diretrizes e requisitos para a gestão e condução de atividades sistêmicas ou atividades que envolvam vários departamentos ou unidades da organização.
Sendo que sistema é o conjunto formado por equipamentos, materiais, produtos; procedimentos, técnicas e homem, que tem objetivo receber entradas e convertê-las em saídas que atendam às necessidades de alguém. A figura acima ilustra o que vem a ser um sistema e qual a sua interação com o ambiente externo à organização.
Classificação dos padrões quanto à abrangência
Além da classificação quanto à aplicação – sobre produtos, inspeção e ensaios, atividades e sistêmicos – os padrões podem ser classificados quanto à sua abrangência, como pode ser visto na explicação e ilustração a seguir:
- Padrões departamentais – aplicáveis somente num mesmo departamento de uma empresa.
- Padrões interdepartamentais – aplicáveis em vários departamentos de uma empresa.
- Padrões corporativos – aplicáveis em várias unidades de um grupo empresarial – os procedimentos de recursos humanos de grandes grupos empresariais costumam ser corporativos.
- Padrões setoriais – aplicáveis às várias empresas de um mesmo ramo de atividades – a norma QS 9.000 na indústria automobilística, por exemplo.
- Padrões nacionais – aplicáveis às empresas que operam em um país específico – normas da ABNT, por exemplo.
- Padrões regionais – aplicáveis às várias empresas que operam numa região ou bloco econômico específicos – por exemplo, acordos empresariais do Mercosul.
- Padrões internacionais – são padrões reconhecidos e aplicáveis internacionalmente – as normas ISO.
Os padrões usados por uma empresa devem ser compatíveis com os padrões dos vários níveis expostos acima. De acordo com Falconi “o sistema de padrões de uma empresa é parte integrante do Sistema de Padronização Industrial e deve ser compatível com este. Esta compatibilidade deve ser procurada em todos os sentidos.
Por exemplo: todos os equipamentos devem utilizar o sistema de medidas internacional (métrico); o sistema de energia elétrica da empresa deve ter a freqüência compatível com o sistema nacional; os produtos da empresa, se forem transportados por containers, devem ser embalados em tamanho múltiplo do volume interno do container para o máximo aproveitamento de espaço; o sistema de transporte ferroviário interno da empresa deve possuir a mesma bitola que o sistema ferroviário nacional, etc.”
Equipe da Consultoria VG