Adotar um sistema de gestão integrada – de diferentes normas, – pode parecer difícil, trabalhoso e custoso, mas na verdade, é a solução para a melhoria contínua dos processos de monitoramento e gerenciamento da sua organização.
Um Sistema de Gestão Integrada (SGI), como o próprio nome diz, é a integração de diferentes sistemas de gestão. Geralmente são integradas a gestão da qualidade (ISO 9001), a gestão ambiental (ISO 14001) e a gestão da segurança e saúde ocupacional (ISO 45001).
Isso significa integrar diferentes normas em um mesmo sistema de gestão, criando uma padronização dos processos produtivos e administrativos de toda a empresa. Isso lhe parece complicado demais? Garanto que não é.
Eu implementei o SGI. E agora?
Você pode conhecer alguns desafios do processo de implementação de processos de SGI e como enfrentá-los. E mais, você vai ver o que sua empresa está perdendo por ainda não ter implementado o SGI e o que você, como gestor, ganha com a sua implementação.
Agora, chegou a hora de conhecer um pouco mais sobre as ações a serem tomadas no processo de implementação e, principalmente, após a implantação do SGI, para que sua organização obtenha a certificação e usufrua de todos os seus benefícios e vantagens.
Estas ações são pontos essenciais para o sucesso do seu trabalho. Quer saber quais são? Então continue a leitura!
Diagnóstico SGI X Realidade
A empresa que deseja melhorar seus processos internos e minimizar riscos, pode adotar o SGI. Esse sistema também possui outros objetivos1, como:
- Melhorar e aumentar o diálogo entre todos os departamentos e áreas da empresa;
- Fornecer informações mais precisas e com maior qualidade;
- Tornar processos mais simples;
- Garantir maior eficiência e produtividade para a empresa;
- Automatização das atividades;
- Maior controle sobre dados e processos.
Entretanto, para integrar diferentes normas em seu sistema de gestão integrada, uma dica é seguir o ciclo PCDA – P (Plan), D (Do), C (Check) e A (Act), com foco principalmente no planejamento.
Isso significa estudar os processos internos da empresa e identificar o melhor caminho para a implementação do SGI. Ou seja, é a realização de um diagnóstico, para entender como está estruturada a organização atualmente e o que pode e deve ser feito para alcançar os resultados desejados.
O diagnóstico é uma ferramenta estratégica para a melhoria contínua do seu SGI. Nesta etapa outra dica é organizar todos os documentos que o SGI exige, como por exemplo:
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB);
- Controle de Resíduo Perigoso;
- Laudo Ergonômico.
Os requisitos legais aplicáveis ao negócio é outro ponto fundamental aqui. Identificar e analisar os Gap’s otimiza muito o tempo e facilita o trabalho de gestão.
Cronograma com um passo a passo da execução das tarefas até a certificação final
Após realizar o diagnóstico da sua organização, um próximo passo consiste em elaborar um cronograma contendo detalhadamente o fluxograma das atividades a serem desenvolvidas até a obtenção da certificação final. E claro, devem ser definidas as responsabilidades, autoridades e deveres de cada um em todo o processo.
Essa é a política do SGI, que vai conduzir todo o processo de integração de diferentes normas em seu sistema de gestão integrada. Ela deve ser descrita e conter procedimentos, instruções de trabalho, formulários e registros, além dos objetivos e políticas da empresa.
Uma dica aqui é realizar treinamentos e capacitações com todos os colaboradores, incluindo os procedimentos, auditorias internas e processo de certificação.
Assim, fica claro o papel de cada um dentro do SGI, de forma que consigam trabalhar de forma conjunta em busca do mesmo objetivo, independente de quais setores façam parte.
Auditoria de SGI
Após a implementação do SGI, é muito importante realizar a auditoria interna. A auditoria interna, realizada pelo menos 45 dias antes da auditoria externa, tem como objetivo “exigir que a organização elabore uma sistemática para avaliação periódica do atendimento de seu escopo aos requisitos das normas implantadas. A norma exige que sejam selecionados auditores imparciais e que os resultados sejam relatados à gerência pertinente”2.
É nesta auditoria que a empresa vai validar cada passo executado anteriormente, evitando que haja pendências, avaliando se o processo está sendo positivo e se os riscos estão sendo minimizados. Também são identificadas as ações corretivas necessárias.
Não existir pendências é importante porque se houver algum requisito em não conformidade, não será possível obter a certificação desejada. Por isso a auditoria interna é um passo fundamental do processo pós-implementação do SGI.
Em seguida é escolhido o organismo certificador e a empresa irá acompanhar a auditoria de certificação. E claro, a organização deve monitorar frequentemente o processo e adequação do SGI, garantir que os requisitos estão corretos e estão sendo atendidos de forma a manter a melhoria contínua do sistema.
Plataforma de Consultoria online da VG
Para facilitar todo o processo de implementação e manutenção do SGI, você pode contar com uma ajuda valiosa: a plataforma da consultoria online da VG, um software para consultorias e auditorias online de forma simples e prática.
Seu diferencial está primeiro pelo preço da consultoria. Como é realizada online, vai diminuir o custo em torno de 60%, porque não será necessário gastos com logística. E mesmo sendo mais barata, ela possui os mesmos benefícios de uma consultoria presencial.
Outro ponto importante é a agilidade no acesso aos consultores através da plataforma de consultoria online. Assim, facilmente você pode tirar dúvidas e acessar rapidamente a informação sobre os requisitos das normas ISO. Isso faz da plataforma uma excelente ferramenta que permite uma interação frequente com o consultor, no seu tempo, conforme for melhor para você.
Na consultoria online você também terá auxílio em todas as etapas do processo, desde o diagnóstico do seu SGI até o treinamento de seus colaboradores e a conquista da certificação. E importante, ela é a ferramenta ideal para todas as empresas, independentemente do seu tamanho.
Organize pautas para as reuniões
No processo de implementação e pós implementação do SGI, é importante organizar pautas para as reuniões que serão realizadas. Estas pautas devem ser focadas no sistema de gestão integrada, e todos devem ser envolvidos para proporem soluções para a busca da melhoria contínua dos processos.
E são todos mesmo, incluindo os gestores de cada área como também a alta direção. O comprometimento e o compromisso assumido por todos é que vão garantir o sucesso do SGI.
Use documentos modelos elaborados por consultores especializados
Com a contratação da Plataforma de Consultoria de SGI online da VG4, o processo de integração de diferentes normas em seu sistema de gestão integrada para obter a certificação torna-se muito mais simples.
Um motivo, como já foi falado, é você contar com o apoio de consultores que irão te ajudar a executar os procedimentos necessários para a implementação ou migração das normas, para que seu sistema de gestão funcione adequadamente, conforme as estratégias do seu negócio.
Os consultores também ajudam sua organização na elaboração e execução dos planos de ação para a adequação do seu sistema de gestão.
Além disso, a plataforma disponibiliza modelos de procedimentos a serem adotados, elaborados pelos consultores altamente especializados e capacitados da VG.
Proposta especial para você
Agora você pode ter certeza de que sua empresa pode melhorar os processos de monitoramento e gerenciamento ao integrar diferentes normas em seu sistema de gestão integrada. Ou seja, com a implementação do SGI.
E essa implementação se torna mais rápida, objetiva e segura ao contar com ajuda especializada de quem entende do assunto e trabalha com sistemas de gestão e monitoramento de conformidade legal há 21 anos. Sim, estamos falando da VG!
Através da plataforma de Consultoria Online da VG você economiza tempo e dinheiro e ainda garante a mesma qualidade, segurança e integridade de uma consultoria presencial conforme as estratégias do seu negócio.
E ainda vai padronizar processos, respondendo às necessidades internas e externas da organização, além de atender as exigências dos clientes, fornecedores e do mercado.
Referências
- https://www.verdeghaia.com.br/desempenho-do-sistema-de-gestao-integrada/
- https://www.verdeghaia.com.br/consultoria-online/
- http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-530X2017000400638
- http://www.abnt.org.br/certificacao/tipos/sistemas