Ao longo dos anos, o compliance passou a ser o maior protagonista dentro das organizações devido a sua importância para a conformidade legal. Por conseguinte, esse protagonismo ganhou forças e incentivou tanto as pequenas empresas quanto as grandes a implatarem um sistema gestão mais genuíno e totalmente dedicado ao compliance.
Diante do processo de implantação, as organizações começaram a perceber o quanto seus processos eram retrográdos, além de perceberem que a solução dos seus problemas não eram resolvidos, mas camuflados. Contudo, a implementação do Compliance só ganhou todo o “estrelato”, a partir dos crescentes escândalos de corrupção e das não conformidades das empresas. Com isso, as organizações passaram a encarar o compliance numa perspectiva muito maior, consequência disso são as práticas adotadas para conseguir se manterem perante as obrigações e responsabilidades de atuarem com boas práticas empresariais.
A preocupação hoje, está nos desafios enfrentados na implantação do compliance nas organizações. Isso ocorre, porque é neste momento que se identifica as conformidades legais que podem impactar os requisitos aplicáveis ao negócio e gerar mudanças em toda a cadeia de processos. Pensando nisso, organizamos em seis passos, os cuidados necessários para a implantação do compliance na sua empresa. Esses passos são orientativos, pois para implementar uma gestão baseada em compliance é preciso de um profissional capacitado e com conhecimento em sistema de gestão voltado ao compliance.
O que é Compliance?
Como explicado em outro post, a palavra compliance vem do inglês, que tem como significado “agir de acordo com a regra”. A partir dessa tradução, já podemos entender que a função principal ao implementar uma sistema de gestão voltado ao compliance, é assumir todas as responsabilidades e obrigações previstas ao seu negócio. Sendo assim, a missão de um departamento de compliance é garantir que todas as ações, políticas, controles internos, regras, processos e estratégias da empresa estejam em conformidade com leis, regulamentações e o código de ética da organização.
É importante salientar que o compliance de uma organização também pode fazer exigências. Isto significa que a sua organização pode criar normas e/ou regras para os seus fornecedores, clientes ou qualquer outro stakeholder que envolva relações comerciais. O objetivo é que esta relação se mantenha alinhada aos própositos, missão e valores que a sua organização possui. Portanto, o compliance reúne regras trabalhistas, financeiras, contábeis, ambientais, operacionais e quaisquer outros campos que possam afetar a organização.
Em suma, o compliance garante o cumprimento de todos os requisitos legais da organização, para que não haja transgressões que possam acarretar em problemas para o negócio em todos os seus aspectos.
Como os Requisitos Legais estão ligados ao Compliance?
Garantir o cumprimento e a gestão dos requisitos legais são atividades pertencentes a área de compliance da organização. Os requisitos legais estão em constante mudança, o compliance deve estar preparado para identificar novas regras, incorporar nos processos da organização e em seguida comunicar à toda organização a maneira mais efetiva para realizar as mudanças e atualizações de normas.
Por que estar em conformidade com a lei?
O compliance garante que todas as ações da empresa estejam em conformidade legal. Mas, o que significa estar em conformidade? E por que isso é tão importante?
Estar em conformidade legal significa cumprir todas as leis, legislações, exigências e normas que se aplicam ao negócio em todas as esferas de poder – municipal, estadual e federal. Não respeitar os requisitos legais do negócio pode acarretar consequências seríssimas. Por este motivo, as empresas que fazem contratos fraudulentos, por exemplos, estão sujeitas a penalidades que vão desde multa até processos judiciais que podem interditar toda a produção e até mesmo o próprio negócio.
Nos últimos anos, o Brasil teve uma onda de escândalos sobre a corrupção que envolvia políticos e empresários, o que afetou muitas transações comerciais e de investimento. Como consequência, assistimos a um vasto número de empresas brasileiras declarando falência. Outro fator que deu destaque ao Compliance foi a opinião pública, que se posicionou de maneira mais rigorosa perante àquelas empresas que não cumprem com as suas responsabilidades e obrigações. Por isso, permitir que a sua organização se envolva em escândalos e/ou não esteja em conformidade, pode representa uma perda irreparável.
Como monitorar as não conformidades?
No Brasil, é importante entender bem, como funcionam as cargas tributárias, uma vez que a sua complexidade exige conhecimento técnico e específico para se ter excelência no gerenciamento e evitar qualquer tipo de riscos ao negócio.
Como já é sabido, há diversas legislações e processos que as organizações devem seguir, mas que muitas vezes podem passar despercebidos, deixando de serem monitorados. No entanto, as penalidades não tardarão em chegar, repreendendo as organizações pelo não cumprimento. Por isso, é fundamental que empresas, de qualquer tamanho e segmento, monitorem os seus requisitos legais aplicáveis, evitando “manchar o negócio” e diminuir sua condição no mercado.
O monitoramento deve ser constante e pode ser feito com apoio de softwares de gestão de requisitos legais. Essas ferramentas são desenvolvidas para agilizar processos e ajudar as organizações a se manterem sempre em conformidade legal com a gestão de requisitos, de maneira automática. E ainda, podem identificar pontos de não conformidades, contribuindo na elaboração de planos de ação e no tratamento das não conformidades – TNC.
06 dicas para implementar Compliance nas organizações
1. Elaboração de um código de ética e conduta: Um código de ética e conduta serve como um ‘mapa’ para evitar não conformidades na organização. Ao criar e comunicar esse “manual” para os colaboradores é disseminado um padrão de comportamento e conduta. Assim, todos deverão conhecer e seguir as políticas da organização.
2. Centralização de contratos e processos internos: Contratos, negociações comerciais, concorrência e grandes contratações devem passar pelo time de compliance, que você poderá criar – especialistas de diferentes áreas e que estejam cientes de todos os requisitos legais que impactam o negócio. Caso a demanda seja muito pesada para a rotina, existem empresas que oferecem consultorias em compliance e que tem ferramentas online para a gestão, cabendo a sua equipe apenas monitorar.
3. Tratamento das não conformidade -TNC: É necessário revisar os processos internos a fim de identificar não conformidades, e em seguida elabora um plano de ação que trate os problemas identificados, evitando que os mesmos problemas aconteçam ou que os erros sejam camuflados.
4. Comunicação e compliance: Ações e memorando devem ser sempre trabalhados com o suporte da comunicação interna para evitar falta de conhecimento, por parte dos colaboradores, gerando transgressões que possam causar prejuízos à empresa.
5. A Alta Direção como exemplo: O trabalho de comunicação devem ser ainda maior com a alta direção, visto que as novas normas ISO prezam pelo o envolvimento da alta direção, consequentemente, contribuiu no processo de conscientização sobre as politicas da empresa.
6. Promover o diálogo para o processo de melhoria contínua: Prevenir e identificar não conformidades é algo desafiador. Por isso, dúvidas e sugestões sempre surgirão no dia a dia dos colaboradores. Crie um canal de diálogo para que as dúvidas possam ser sempre esclarecidas e os processos melhorados, bem como as mudanças necessárias para determinados requisitos legais. Lembrando que as mudanças devem ser claramente comunicadas e explicadas a toda à organização.
Conclusão
Percebe-se que o Compliance é o grande aliado da organização. Ele é o responsável por identificar, tratar e prevenir não conformidades que podem causar prejuízos para o negócio. Toda empresa, independentemente de seu tamanho e segmento, precisa lidar com os seus requisitos legais. Sendo assim, ações de compliance devem estar presentes em seus negócios, garantindo transparência e segurança nas relações de negócio.
Ter este passo a passo para implementação do compliance, ajuda você a evitar falhas no processo. Lembrando que são apenas dicas para que você possa dar o primeiro passo rumo à processos mais eficientes, transparentes e seguros. O nosso principal objetivo é demonstrar que uma Gestão com base em Compliance, pode ajudar as organizações a evitarem transgressões e não conformidades, desencessariamente e que podem surgir em qualquer etapa do negócio e/ou na sua cadeia de fornecedores.
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