Os desafios para a implementação de um sistema de gestão integrada (SGI) existem e podem ser motivo de dor de cabeça e preocupação para muitos gestores, principalmente quando é da sua responsabilidade buscar por melhorias para todos os setores de um negócio. Só que esse pensamento está completamente equivocado e podemos provar para você.
Os desafios existem, claro. Mas, em vez de trazer mais problemas, implementar um sistema de gestão integrada traz uma gama de soluções.
E estas soluções vão possibilitar o envolvimento de diferentes setores da empresa na busca por respostas mais efetivas e apropriadas para a melhoria do desempenho de todos os processos da organização, tornando-os mais eficientes e minimizando riscos.
Quer saber como? Então continue a leitura deste artigo. Nele vamos mostrar quais são os principais desafios do processo de implementação do SGI e como enfrentá-los. Confira!
O que é o SGI?
Gerenciar uma empresa demanda muito trabalho e responsabilidade. Para que tudo funcione corretamente e traga os resultados desejados, os diferentes setores de uma organização exigem diferentes estratégias e ações.
Além disso, hoje há muita dificuldade em monitorar os procedimentos adequados para manter as operações produtivas de forma a cumprir todos os requisitos exigidos delas.
Então você, sendo gestor e sabendo da importância do seu trabalho, o que pode fazer para atingir os objetivos da empresa de forma mais eficaz? Como satisfazer clientes, garantir a saúde e segurança de seus colaboradores e oferecer produtos e serviços de qualidade ao mesmo tempo em que diminui seus impactos socioambientais?
A resposta é implementar um sistema de gestão integrada, ou simplesmente o SGI. Ele busca a aplicabilidade das normas de forma a integrar a gestão da qualidade (ISO 9001), gestão ambiental (ISO 14001) e gestão da segurança e saúde ocupacional (ISO 45001).
SGI significa organizar todas as operações de um negócio, promovendo a comunicação, otimizando o tempo e aumentando a produtividade de cada área. Ele permite orientar não apenas os requisitos que a organização precisa seguir, como também estabelecer políticas para alcance dos objetivos da empresa, bem como melhorar processos internos e minimizar riscos.
Certificações ISO beneficia excelência dos processos
A empresa que hoje possui as certificações ISO beneficia tanto ela como também oferece respostas às cobranças feitas por clientes e fornecedores, porque deles também são exigidos qualidade, responsabilidade, segurança e saúde do colaborador.
Portanto, com a implementação do SGI a empresa comprova que cumpre com os requisitos de responsabilidade social, de respeito ao meio ambiente e de compromisso com o mercado, sempre em busca da melhoria contínua de seus processos.
Os principais desafios para a implementação do SGI
Mesmo com tantas vantagens, muitos gestores tem receio em implementar o SGI por acharem que é algo trabalhoso e caro demais. Só que não é!
O processo de implementação do SGI exige sim um pouco de trabalho, tempo e dedicação. Mas, o retorno vem depois, melhorando substancialmente os processos da organização e garantindo a sua certificação, colocando-a na frente da concorrência.
Um desafio que você pode se deparar no processo de implementação do SGI é o atendimento e garantia de sua eficácia, de forma a satisfazer os anseios de todas as partes interessadas, incluindo a alta direção. Como se trata de integrar diferentes sistemas de certificações, outro desafio é a padronização dos processos produtivos e administrativos de toda a empresa, de forma a responder às exigências de cada sistema de gestão separadamente, porém feito de forma simultânea.
Outro desafio é envolver todos os colaboradores de todos os setores. E mais que isso, que todos estejam abertos à mudança, entendendo o que é essa nova forma de fazer gestão dentro da empresa.
Como enfrentar estes desafios para a implementação do SGI?
Com a implementação do SGI na sua empresa, você poderá identificar as necessidades da sua empresa, de modo a definir de maneira mais completa as ações a serem tomadas para atingir os resultados desejados.
Para isso é preciso adotar algumas ações no processo de implementação, que ajudarão a enfrentar qualquer desafio existente, como também minimizar riscos e erros. Mas basicamente é seguir o ciclo P (Plan), D (Do), C (Check) e A (Act), com foco no planejamento3.
Vamos conhecê-las!
1. Realizar um diagnóstico amplo das principais necessidades da organização
O primeiro passo é planejar o caminho a ser adotado até a efetiva implementação do SGI. Isso significa identificar quais são as principais demandas e gargalos da sua organização.
Então, nesta etapa são verificados os processos que apresentem falhas e quais são os setores que precisam de melhoras. Assim, a implementação do SGI será mais eficaz e direcionada, otimizando os recursos a serem investidos.
2. Elaborar a política de SGI
Após o diagnóstico da sua empresa, com todas as informações em mãos, agora é o momento de elaborar a política do SGI. Nela deve contar os objetivos e políticas da empresa, bem como a descrição do SGI.
3. Divulgar a documentação
Depois de elaborada, a política de SGI deve ser divulgada para ser bem entendida por todos. A ação a ser desenvolvida neste momento é então disseminar toda a documentação elaborada na fase anterior.
Isso permite que todos possam entender as suas responsabilidades dentro do processo e as mudanças na forma de trabalhar que irão ocorrer referente à gestão da empresa.
4. Implementar efetivamente o SGI
Nesta etapa dois pontos são importantes:
Primeiro, incentivar e capacitar os colaboradores a trabalharem de forma conjunta. Como a implementação do SGI é um processo novo na sua empresa, é essencial que todos estejam envolvidos.
Assim, para que todos estejam alinhados no processo de implementação do SGI na sua empresa, realize capacitações sobre o tema para seus colaboradores, torne a comunicação interna eficiente e desenvolva ações de engajamento e de pertencimento a todo o processo. E não se esqueça de prever a atualização também desses colaboradores, em eventuais atualizações e/ou modificações que o SGI possa sofrer.
Segundo, realizar auditorias internas para verificar o funcionamento do SGI e monitorar as melhorias que este sistema trouxe para a sua organização. Aqui devem ser considerados os indicadores de desempenho para analisar a efetividade do SGI e seus resultados.
Com estes dados, também é possível analisar o que pode ser otimizado e melhorado no SGI para aumentar a sua produtividade.
5. O que a sua empresa está perdendo por não ter implementado ainda o SGI?
Que a implementação do SGI traz muitas vantagens e benefícios para sua empresa[MP2] , isso é mais que comprovado, independentemente do tamanho que ela tiver. Mas se mesmo assim você ainda está com dúvidas sobre implementar esse sistema ou não, saiba que você tem muito mais a perder do que imagina.
Por exemplo, sem o SGI você pode deixar de reduzir custos operacionais e administrativos, de otimizar o tempo de trabalho de seus colaboradores, de diminuir o excesso de burocracia, duplicidades e conflito de sistemas, além de aumentar a probabilidade de falhas e enganos.
Sem o SGI fica muito mais difícil analisar todas as informações dos sistemas separadamente. Por isso, há uma maior dificuldade de centralizar os processos para ter uma visão geral de todas as operações.
Não implementando o SGI você pode perder negócios com clientes e fornecedores, especialmente naqueles casos que exigem a certificação ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. E esta exigência não é à toa, porque eles precisam ter a certeza que negociam com gente séria e comprometida com o meio ambiente, com a sociedade, com o mercado e com seus colaboradores.
Enfim, sem o SGI você perde oportunidades de economizar tempo e de ganhar dinheiro. É assim que você quer ser visto na sua organização?
Ok, mas e você, o que você vai ganhar com a implementação do SGI?
Já sabemos que a empresa passa a ter produtos e serviços com maior qualidade, vai aumentar a sua visibilidade e credibilidade, permitindo o acesso a novos mercados e aumentando a lucratividade4.
E você, ao implementar o SGI, vai padronizar processos, obter uma rotina mais eficiente, minimizar os riscos e otimizar o planejamento, ganhando tempo e tornando as tomadas de decisão menos burocráticas e mais rápidas e assertivas.
Um outro ganho fundamental que você terá com a implementação do SGI é a centralização dos setores. Se cada colaborador insere e atualiza informações dentro de um mesmo sistema, qualquer um deles passa a ter conhecimento geral do que acontece em um setor diferente do que ele trabalha.
Ou seja, com esta centralização há um melhor diálogo entre todos os departamentos e áreas, um maior acesso às informações estratégicas e um maior engajamento dos colaboradores. Consequentemente, ocorre um alinhamento dos processos internos de controle, do monitoramento e do gerenciamento entre gestores, otimizando o tempo de trabalho de cada área.
E assim, além dos gestores das distintas áreas, com o SGI você consegue o envolvimento também da alta direção quanto ao planejamento estratégico da organização. Essa transparência corporativa possibilita que todos compartilhem mesma visão em busca da melhoria contínua dos processos, criando um compromisso para melhores resultados e maior eficiência.
Se podemos resumir em uma palavra o que a implementação do SGI pode trazer a você é segurança. Segurança de que a sua empresa irá crescer. E muito.
SGI: por onde começar?
Existem ferramentas de gestão que podem ajudar a você na implementação do SGI. A melhor hoje no mercado é o SOGI, o Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia, empresa do Grupo Ambipar, que está no mercado de monitoramento da conformidade de requisitos legais há 21 anos. Com o SOGI você enfrenta todos os desafios de implementação do SGI e ainda mantém o sistema sempre atualizado e em conformidade legal.
Quer saber mais? Então visite nosso site e agende uma apresentação.
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Referências:
- https://www.verdeghaia.com.br/integracao-do-sistema-de-gestao-norma-iso/
- https://www.consultoriaiso.org/8-dicas-para-implementar-seu-sistema-de-gestao-integrado/.
- https://revistaseletronicas.fmu.br/index.php/rms/article/view/214
- https://www.verdeghaia.com.br/desempenho-do-sistema-de-gestao-integrada/