A palavra “auditoria”, em geral, não é muito bem recebida por grande parte das pessoas. Muitos imaginam uma empresa sendo revirada por terceiros, num processo repleto de conflitos e de dedos apontados num gestual acusatório. No entanto, o processo de Auditoria de Conformidade Legal se faz muito necessário e é muito vantajoso para uma gestão.
A ideia do processo todo não é simplesmente apontar não conformidades, e sim trocar experiências a fim de evitar passivos ambientais ou trabalhistas. Uma auditoria é uma revisão das demonstrações financeiras, registros, transações e operações de uma entidade ou projeto, e tem como finalidade assegurar a fidelidade de todos os dados.
O trabalho consiste não apenas na análise documental, mas também na realização da visita in loco, cuja função é identificar os mais diversos tipos de problemas.
A auditoria pode ser de adequação, conformidade, de sistema, externa, interna ou de produto/projeto/processo.
# A auditoria de adequação é para determinar se a documentação e procedimentos de um sistema de gestão atendem aos requisitos da norma aplicável.
# A auditoria de conformidade ou de implementação tem a finalidade de conhecer a eficácia de um sistema de gestão dentro da organização.
# Já a auditoria de sistema é a auditoria de adequação mais a de conformidade. Ela avalia a adequação a requisitos das NRs a serem cumpridas e a conformidade das atividades de um Sistema de Gestão Integrada. O ideal é que seja realizada uma vez por ano.
# A auditoria externa é terceirizada e pode anteceder a pré-certificação ou certificação de uma empresa, averiguando se esta se encontra de acordo com as NRs para receber o selo ISO. Esse tipo de auditoria também pode servir para acompanhamentos posteriores à implementação de um sistema de gestão.
# A auditoria interna se caracteriza quando uma organização examina seus próprios sistemas, procedimentos e atividades a fim de determinar se são adequados e estão sendo atendidos. O ideal é que seja realizada antes de uma auditoria externa.
# Por fim, a auditoria de produto/processo/projeto é uma auditoria vertical, que considera todos os sistemas que entram na produção de um produto ou serviço específico. A auditoria de produto, por exemplo, realiza a análise completa da amostra de um produto, para indicar a qualidade do que chega às mãos do cliente; também verifica o grau de satisfação do usuário.
A auditoria de processo verifica se um procedimento é adequado e está sendo cumprido. Se necessário, também avalia se os operadores são qualificados e certificados para a execução de suas atividades.
# Uma auditoria se caracteriza pela confiança em alguns princípios, e a fidelidade a eles é um pré-requisito para se obter conclusões relevantes e comuns a todos os auditores participantes do processo.
Pré-requisitos para Auditores
Conduta ética: é o princípio básico do trabalho de qualquer auditor. Os profissionais de auditoria devem ser íntegros, confiáveis e adeptos da discrição e confidencialidade.
Apresentação sólida dos dados: todos os dados de uma auditoria devem ser reportados com o máximo de veracidade e exatidão. Deve-se relatar inclusive os obstáculos encontrados durante a auditoria e as questões não resolvidas entre auditores e auditados.
Cuidado profissional: deter a competência necessária para se realizar uma auditoria é um fator importante. Atenção e critério também são essenciais. Um auditor jamais pode ser displicente durante seu trabalho.
Independência: é a base para a imparcialidade e objetividade nas conclusões de uma auditoria. Auditores são sempre independentes da atividade a ser auditada a fim de evitar comportamentos tendenciosos ou conflitos de interesse.
Abordagem baseada em evidências: não existem suposições numa auditoria. Ou existem fatos e evidências ou não se pode concluir o processo com veracidade.
Quando deixa de realizar auditorias, a empresa fica fragilizada e pode acabar descumprindo não intencionalmente algumas obrigações legais, o que pode acarretar em sanções legais, como multas, na cassação do alvará da empresa e até em responsabilidade criminal. Além das custas jurídicas para lidar com o problema, a organização lida com consequências tais como perda de fornecedores, queda do valor de sua marca no mercado, fuga de clientes e outros.
A realizção de auditoria é importante pois, garante que a empresa está seguindo todas as leis, evitando casos de corrupção e ainda, abre portas para a conquista de selos de certificação importantes para o crescimento do negócio, como a ISO 9001 e ISO 14001.
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