SGI: Integrar diferentes sistemas de gestão é o primeiro passo para melhorar processos de monitoramento e gerenciamento de uma empresa, pois será possível atender aos diversos requisitos em um só ambiente. Para otimizar ainda mais essa melhora, é preciso conhecer os aspectos relevantes para tornar esse sistema eficiente.
Apesar de muitos gestores pensarem o contrário e defender que cada norma ISO deve ter uma área dentro da empresa com seu próprio sistema de gestão, organizações que optam por um sistema de gestão integrada (SGI) obtém muito mais benefícios e vantagens, com muito mais eficácia e agilidade nas tomadas de decisão.
Quer conhecer quais são esses benefícios e as vantagens em implementar um SGI na empresa? E mais, quer saber o que você precisa analisar para que o processo de implantação do SGI ocorra com eficácia e gere os resultados esperados? Então este artigo foi feito para você! Confira!
Por que ter um SGI na sua empresa?
Não é porque existem padrões diferentes de normas ISO que cada área deve ter seu próprio sistema de gestão. Muito pelo contrário, é preciso um sistema que unifique a gestão, contando com soluções que atendam aos diversos requisitos em um só ambiente, com foco no processo de melhoria contínua.
Isso é o que chamamos de integração ou sistema de gestão integrado. Geralmente ele é composto pela gestão da qualidade (ISO 9001), gestão ambiental (ISO 14001) e gestão da segurança e saúde ocupacional (ISO 45001).
Mas afinal, o que o SGI traz de diferencial para sua empresa?
SGI: melhoria no gerenciamento de dados
É o SGI que vai consolidar todos os processos de um negócio, em um único sistema de gerenciamento, provocando uma melhoria substancial na gestão dos dados ao permitir uma análise completa e unificada.
Isso porque, com a implementação do SGI, as informações são compartilhadas em tempo real, permitindo um maior e melhor diálogo entre todos os departamentos e áreas. Assim, ocorre uma padronização e otimização dos processos e maior agilidade e assertividade nas tomadas de decisão. Em outras palavras, um SGI eficiente traz transparência corporativa, gera mais segurança e facilidade na busca pela melhoria contínua.
Centralização dos processos e das informações
Com a implementação do SGI, todos os processos da empresa passam a ser padronizados – e claro, centralizados. Esta é uma das primeiras metas do SGI, com o intuito de corresponder às exigências dos diversos sistemas e certificações, simultaneamente. Assim, todas as operações são registradas e passam a ser controladas, tornando possível uma análise completa dos sistemas de gestão.
Melhoria do desempenho organizacional e elevação da produtividade
Com o SGI implementado na sua organização, haverá uma padronização dos processos, porque os colaboradores estarão treinados nos procedimentos e funcionalidades do sistema de gestão. Estando tudo padronizado, há uma otimização do tempo, a rotina se torna mais eficiente e muito mais produtiva.
Confiabilidade de dados e informações
Com a padronização e uma rotina mais eficiente, as informações passam a ser mais precisas e de qualidade, reduzindo erros e falhas nos processos administrativos e produtivos e minimizando os riscos.
Redução de duplicações e retrabalhos: As informações são passadas de forma mais transparente e confiável entre todos os colaboradores e gestores.
Redução de custos: Economizando tempo com a redução de duplicações e de retrabalho, há um maior controle do que está acontecendo, facilitando o monitoramento e assim reduzindo custos com multas, penalidades e atrasos. Além disso, com o SGI você possui apenas um sistema, e assim pode colocar os esforços, de todas as áreas, em uma solução única.
Economia de insumos e de recursos: Com o SGI há uma otimização do tempo e uma diminuição de custos. Os próprios colaboradores passam a ter essa percepção e também evitam desperdícios e contribuem para a implantação de uma cadeia colaborativa.
Ganho de credibilidade e aumento da competitividade: O próprio SGI já é sinônimo de credibilidade. Por isso, quem o implementa em sua empresa demonstra a todas as partes interessadas que não visa apenas ao lucro, mas que respeita e adota procedimentos que preservam o meio ambiente e o bem-estar das pessoas.
Com isso, aumenta-se a competitividade da organização. E claro, melhora o posicionamento da imagem da empresa junto ao mercado e para clientes.
Aumento da qualidade do serviço e dos produtos: Com o SGI todos os processos passam a buscar a melhoria contínua. Consequentemente, a qualidade dos produtos e serviços aumentam, potencializando o desempenho no mercado e aumentando os lucros.
Redução de riscos de acidentes de trabalho e ambientais: Com o SGI, tornam-se mais claras as formas de evitar danos ambientais e acidentes de trabalho, contribuindo para a saúde e a segurança do colaborador. Com isso, economiza-se com possíveis gastos com a área jurídica, multas, com a falta do colaborador ou com a sua substituição.
Obtenção de uma certificação única
Implementando a política de SGI, a empresa economiza no gasto para a certificação nos selos da ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 separadamente. Portanto, SGI implementado significa maior centralização dos processos e das informações. Com informações padronizadas há um maior engajamento entre os colaboradores, gestores e alta direção e um alinhamento das regras. Assim, torna-se mais fácil e ágil o monitoramento das normas SGI.
Com esse monitoramento, há mais informações de qualidade disponíveis para alimentar as tomadas de decisão, que se tornam menos burocráticas, mais transparentes e mais assertivas. E a partir destas decisões a organização passa a crescer de forma sustentável, alavancando os seus resultados, permitindo que ela cresça e se destaque no mercado.
Como garantir a eficácia do SGI?
Conhecendo as vantagens e benefícios que a implementação do SGI traz para seu negócio, agora falta saber quais são os aspectos relevantes para um SGI eficiente que gere os resultados esperados.
Custos de implantação
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Capacitação dos profissionais
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Grau de autonomia entre as áreas
Outro aspecto relevante para um SGI eficiente é manter um certo grau de autonomia entre as áreas da organização. Como foi possível notar, com a implementação do SGI acontece uma centralização das informações e, consequentemente, padronização de processos e uma melhora no gerenciamento dos dados.
Mesmo assim, é necessário que os gestores mantenham a autonomia para as tomadas de tomadas de decisão, já que envolvem processos operacionais. Ou seja, os sistemas funcionam simultaneamente e de forma integrada, mas cada um acaba por ter exigências específicas que precisam ser sanadas individualmente.
Facilidade de gestão
Um dos principais aspectos relevantes para um SGI eficiente é o envolvimento de todos no processo de gestão. E todos significa todos mesmo, incluindo a alta direção.
A alta direção tem um papel muito importante porque é ela quem faz a análise crítica5 do SGI em intervalos planejados para garantir a sua contínua eficiência, adequação e eficácia. Em uma reunião ela avalia, entre outros fatores:
- se os objetivos do SGI foram alcançados;
- se os recursos são suficientes;
- os riscos e as oportunidades;
- onde estão as oportunidades de melhoria contínua;
- onde é necessário efetuar mudanças – incluindo recursos; e
- quais as implicações para o direcionamento estratégico da organização.
Portanto, é com esse compromisso e comprometimento de todos, passando pelos colaboradores de todas as áreas e seus gestores até a alta direção, é que o SGI vai gerar os resultados desejados.
E então, vamos começar agora a mudança na sua empresa?
Depois de saber tantos benefícios e vantagens da implementação do SGI e ver que você conta com muita ajuda para garantir que sejam considerados na sua empresa os aspectos relevantes para um SGI eficiente, acredito que não há muitas dúvidas sobre implementar esse sistema na sua organização, não é mesmo?
Depois disso, é só colher os frutos da sua boa escolha com todos da sua empresa. Mas, se ainda quiser mais algumas informações ou agendar uma conversa com nossos consultores especializados e altamente capacitados em SGI, é só acessar este site.
Referências: