Falhas comuns no Tratamento de Não Conformidades
Quando se fala em causa raiz para tratamento de não conformidades em um sistema de gestão, monitorado e alimentado com frequência, é bem provável, que haja ações mais preventivas do que corretivas. Visto que há uma percepção maior dos problemas que possam vir a acontecer, para que assim, sejam tomadas atitudes para que o problema não ocorra.
O que se observa na MAIORIA DAS ORGANIZAÇÕES é a incidência de ações corretivas e ações preventivas que não funcionam. Chamo a atenção para o termo "maioria", visto que ações corretivas são muito mais frequentes que as ações preventivas.
Como já verificamos, uma correta metodologia passa pela identificação do problema, determinação da causa raiz, verificação da abrangência, adoção das ações preventivas e corretivas e verificação de sua eficácia, devendo-se documentar e divulgar resultados.
Causa Raiz para tratamento de não conformidades
Quando um sistema de gestão não tem monitoramento adequado e com certa frequência, é comum descobrir problemas apenas quando eles acontecem. Com isso, descobre-se tardiamente, a origem principal que provocou à empresa uma não conformidade.
É inegável a importância de monitoramento frequente do sistema de gestão, independente se ele é SGQ, SSO, SGA. Contudo, para os responsáveis do Sistema de Gestão, há um ponto crucial que é a análise da causa raiz no tratamento das não conformidades. Em outras palavras, a real intenção dessa análise é fazer com que a não conformidade identificada, não se repita. Agora, se a avaliação não for bem realizada o Plano de Ação pode não funcionar como deveria.
Uma dificuldade que ocorrer na hora da avaliação é a identificação do problema a apenas uma causa-raiz. No entanto, o problema identificado pode ter mais de uma causa raíz, ou seja, pode ter mais de uma origem. Além disso, pode ocorrer de algumas causas acontecerem mais do que outras, mas todas têm o potencial de gerar uma "não conformidade". Outro erro também é tratar as causas mais prováveis ao invés de fazer a análise para encontrar uma única causa. Com isso, o problema pode aumentar, tendo em vista que a atuação seria em várias frentes, bloqueando diferentes origens de não conformidades.
Sendo assim, os problemas mais usuais, em um sistema de gestão, estão relacionais a identificação do problema ou a determinação da causa raiz. Se você tem dúvida sobre o tratamento de suas não conformidades, aconselhamos algumas horas de consultoria especializada para ajudá-lo a entender seu sistema de gestão como um todo, para que assim, você tenha um panorama geral do que está acontecendo.
Mas, vamos falar mais sobre o tratamento das não conformidades!
Identificação do problema
A forma mais otimizada de realizar a identificar de 'não conformidades' é através da realização de uma auditoria. Por isso, é importante que ela seja feita, no mínimo, anualmente para uma avaliação mais ampla sobre a identificação do tratamento das não conformidades.
O momento da auditoria é tão aguardado quanto temido por muitos gestores de sistemas de gestão. Afinal de contas, este é o evento que validará todo o trabalho realizado pela equipe e seus responsáveis de sistemas de gestão, seja ele qualidade, meio ambiente, saúde e segurança e afins.
Selecionamos abaixo, algumas dicas sobre a identificação de problemas, que é muito comum escutar durante uma consultoria ou mesmo auditoria. Portanto, fique atento se você está se comportando adequadamente ao realizar a hora de realizar a identificação dos problemas na sua gestão.
- Achar que o problema é do cliente, fornecedor, prestador de serviço, etc.
- Análise de dados insuficiente;
- Ausência de investigação dos modos de falha;
- Desconhecimento dos dados disponíveis na organização;
- Desconhecimento sobre como funciona o processo;
- Investigação de abrangência incompleta ou inexistente;
- Não desenvolver medidas para falhas potenciais importantes;
- Pessoas não conhecem o problema;
- Pessoas inabilitadas para execução da tarefa;
Determinação da Causa Raiz
Outro vilão é a causa raiz que parece ser um processo simples, mas que deixa muita gente em dúvida. Embora haja consciência, de que é impossível uma empresa não ter erros em seu sistema, é aconselhável que a causa raiz seja analisada com muito cuidado.
- Achar que já sabe as causas e ir direto para as conclusões;
- Direcionar para a causa errada;
- Causas identificadas superficialmente;
- Considerar erro do usuário ou de utilização como sendo causas;
- Diagnóstico inadequado da causa raiz;
- Escolha da solução inadequada quando houver mais de uma solução;
- Falta de qualificação da pessoa que conduz as investigações;
- Tentar agir sobre todas as causas possíveis;
- Uso de ferramentas inadequadas.
Causa Raiz para tratamento de não conformidades
Exemplos de Relato de Não conformidade, análise de causa e ações corretivas
Antes de exemplificarmos as informações acima, é preciso estar claro que para implementar um sistema de gestão, o plano de ação é a parte principal. Por este motivo, ele é construído logo após o diagnóstico, devendo ser exato e objetivo, contendo breves descrições, porém com os dados completos do que será feito para atender a cada ponto da norma. É importante não esquecer de delimitar a data para execução, bem como, quem será o responsável e quais as evidências deverão ser coletadas por estes responsáveis.
Através de um bom plano de ação, será mais fácil evitar não conformidades e mesmo caso elas apareçam, será muito mais simples trata-las, pois haverá uma grande rastreabilidade das ações executadas. Uma boa implementação está intimamente ligada a um bom plano de ação.
Exemplo 01
1) NC: Não evidenciado que a organização tenha identificado os aspectos e avaliado os impactos ambientais de todos os setores.
Evidência Objetiva: Não evidenciado que a organização tenha identificado os aspectos e avaliado os impactos ambientais relativos à geração dos resíduos de torta no processo de Tratamento de Caldo / Evaporação, bagaço no processo de Preparo e Moagem e aplicação de herbicida na Subestação 69KV.
Referência: 6.1.2 da NBR ISO 14001:2015 “Dentro do escopo definido no sistema de gestão ambiental, a organização deve determinar os aspectos ambientais de suas atividades, produtos e serviços os quais ela possa controlar e aqueles que ela possa influenciar, e seus impactos ambientais associados, considerando uma perspectiva de ciclo de vida.”
Causa: O auditado não foi suficientemente treinado para conhecimento dos aspectos e impactos na planilha do setor por serem considerados subprodutos do processo de açúcar e álcool e por serem aproveitados como adubo e combustível nas caldeiras. B - A aplicação de herbicida não foi considerada na subestação por ter sido considerada como uma atividade anormal.
Correção: Revisar as planilhas de Aspectos e Impactos dos setores de moagem e tratamento de caldo e subestação elétrica detalhando e inserindo tais aspectos.
Ação corretiva
A - Promover treinamento de reciclagem de aspectos, impactos, perigos e riscos para todo grupo de trabalho. B – Revisão geral das planilhas de aspectos ambientais após o treinamento.
Exemplo 02
2) NC: Evidência disponível de que a organização não estava controlando o processo de auditoria interna do SGI
Evidência Objetiva: 1- Não realizada auditoria interna na norma ISO 9001:2015; 2- Não realizada auditoria interna nos processos pintura, meio ambiente, comercial, manutenção e administrativo, todos programados para 2015; 3- Programa anual de auditorias internas para 2016 não disponível.
Referência: 9.2 da NBR ISO 9001:2015 "A organização deve conduzir auditorias internas a intervalos planejados para prover informação sobre se o sistema de gestão da qualidade...”
Causa: A -Redução do quadro de auditores internos devido à crise econômica. B - Não existia um calendário oficial registrado para o programa anual de auditorias.
Correção: A - Realizar Auditoria Interna do SGI na norma ISO 9001:2015.
Ação corretiva
A - Criar calendário anual de auditorias considerando área/processo auditado/processo de auditoria para os anos de 2015, 2016 e 2017. B - Planejar auditoria completa (todos os setores/áreas da empresa no ano de 2016), com auditores terceirizados. C - Formar novos auditores internos de SGI.
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