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Vantagens e Benefícios de um Sistema de Gestão para o seu negócio
04/11/2019

Administrar um negócio exige muita dedicação e bastante trabalho. Muitas vezes, podemos pensar que não é nada fácil. Mas, hoje em dia, existem algumas ferramentas que podem auxiliar você no monitoramento do sistema de gestão, permitindo inclusive, expandir a sua empresa e melhorar a qualidade do seu produto. 

Essas ferramentas são necessárias porque não basta apenas a força de vontade do empreendedor para fazer dar certo seu negócio. É importante que haja planejamento, visão integrada e muito conhecimento para gerir as diversas atividades que estruturam a empresa.

Para agilizar e tornar eficiente todo esse processo, o indicado é implementar um sistema de gestão. Utilizando essa ferramenta, você terá uma melhora significativa em todos os setores do seu negócio, além de economizar tempo e dinheiro.

Quer conhecer mais vantagens e benefícios de um sistema de gestão para a sua empresa? Você sabe como implementar seu SG e quais são os melhores indicadores? Então continue a leitura, porque esse artigo vai tratar exatamente sobre esse assunto.

O que é um sistema de gestão?

Se você tem buscado formas de melhorar a organização dos seus dados e informações, assim como a comunicação da sua empresa de modo que seja possível economizar tempo e aumentar a qualidade e quantidade de venda de seus produtos e/ou serviços, um software de sistema de gestão é ideal para você.

O sistema de gestão é um programa desenvolvido para automatizar e informatizar diferentes setores e processos administrativos de uma empresa. Através desse software é possível ter um controle de estoque, controle de finanças, gerenciar documentos, requisitos. Existem ferramentas para monitorar todo tipo de sistema de gestão.

Ao implementar seu sistema, vise um sistema que trate a sua gestão de forma integrada, você estará ampliando a visão geral das suas atividades e facilitando a tomada de decisões ao mesmo tempo em que diminui riscos e prejuízos e planeja estratégias para o crescimento da sua empresa.

Quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão?

Adotar um sistema de gestão poderá trazer várias vantagens e benefícios para o seu negócio, não só no âmbito administrativo, mas também em outros setores de sua empresa, auxiliando o seu crescimento de uma forma geral. Veja só alguns exemplos:

  • Otimização na utilização do capital de giro: através desse sistema é possível ter um maior controle sobre a gestão de estoque. Conhecendo melhor as operações da empresa a chance de ocorrência de imprevistos e erros diminuem.
  • Aumento do lucro e redução de gastos: com a automatização de diversos processos, os gestores terão mais tempo para se preocupar com o crescimento da empresa, desenvolvendo estratégias e metas.
  • Redução de falhas: ao implementar um sistema de gestão integrada, as chances da ocorrência de falha durante os processos diminuirão significativamente. Além disso, o sistema te ajudará a destacar pontos de melhorias.
  • Padronização dos processos: a padronização de processos da empresa torna o trabalho mais consistente e eficiente, melhorando inclusive a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelo seu negócio.
  • Dados e informações precisas: através do sistema de gestão você terá acesso aos dados reais da sua empresa, desde estoque até mesmo a gestão de clientes. Dessa forma fica mais fácil tomar decisões e entender em que patamar está o seu negócio.
  • Diminuição do retrabalho: uma empresa que não possui um sistema de gestão corre o risco de gerar retrabalho, ou seja, ter duas ou mais pessoas fazendo a mesma tarefa. Isso faz com que sua empresa tenha mais desperdício de tempo e consequentemente de dinheiro.

Agora que ficou claro quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão e a importância da presença dele no negócio? Vamos entender como iniciar a sua implementação.

Como iniciar a implementação de um sistema de gestão?

Para iniciar esse processo é importante que seja feito um levantamento geral dos dados e das informações da empresa. Além de um bom planejamento, é importante criar metas, visualizando onde você deseja chegar e qual deverá ser as ações a serem tomadas para atingir esse objetivo.

É essencial que haja uma estrutura organizada a ser seguida, de modo que a implementação ocorra da maneira mais simples possível. Cada sistema de gestão, de acordo com seu segmento, terá exigências específicas para seguir. Entretanto, existem seis categorias bases na estrutura de um sistema de gestão. São elas:

  • Política de administração;
  • Planejamento estratégico;
  • Implantação e operação;
  • Avaliação do desempenho;
  • Correções e melhorias;
  • Exame crítico.

Quais são os indicadores para avaliar o sistema de gestão?

Para que haja um aprimoramento constante dos fatores que integram a estrutura de um sistema de gestão, corrigindo possíveis erros, é preciso o acompanhar alguns indicadores. Dentre os mais utilizados temos:

  • Indicadores de qualidade – ISO 9001: esse indicador irá monitorar a quantidade de defeitos encontrados em produtos ou equipamentos, a quantidade de matéria-prima e recursos humanos que estão sendo utilizados, assim como o desperdício dos mesmos durante os processos de produção. Você poderá verificar também o número de reclamações recebidas por consumidores de seus produtos finais e o tempo gasto em cada processo.
  • Indicadores de saúde e segurança – ISO 45001: os principais fatores utilizados para medir esses indicadores são acidentes de trabalho, número de atestados médicos, gastos com plano de saúde, número de faltas, horas de treinamento, entre outros.
  • Indicadores de sustentabilidade – ISO 14001: aqui os principais fatores considerados são o consumo de água e energia gasto na produção, quantidade de resíduos gerados, destinação dos resíduos, matéria-prima sustentável ou não, reaproveitamento, etc.

Ferramentas para avaliar o seu Sistema de Gestão

É importante ter em mente que após a implementação de um sistema de gestão é necessário monitorá-lo, para que ele possa ser eficiente e trazer os resultados desejados. Quando você possui um software moderno, como o SGI (Sistema de Gestão Integrada) – Software Online de Gestão Integrada da Ambipar, você não precisa se preocupar tanto, uma vez que essa ferramenta é capaz de te ajudar no monitoramento, facilitando a sua gestão.

Algumas das ferramentas geralmente utilizadas para monitorar o sistema de gestão, tanto por softwares como o SGI (Sistema de Gestão Integrada), quanto por gestores, a fim de economizar muito tempo e recursos, são:  

  • 5W2H: esta ferramenta trata-se de um checklist de atividades que devem ser realizadas na empresa, fornecendo um mapa de atividades que vai permitir analisar todo o processo, tornando-o muito mais ágil e eficiente. O significado dela é: 5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).
  • PDCA: (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust), essa é uma ferramenta que visa a melhoria gradativa dos processos através de cinco passos: planejar, fazer, checar e agir.
  • PMBOK (Project Management Body of Knowledge): este é basicamente um guia com 47 processos de gerenciamento, separados nos grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento.

Qual é o melhor sistema de gestão para seu negócio?

Adotar um sistema de gestão nem sempre pode ser uma tarefa fácil. Lembre-se de que você estará reestruturando toda a sua empresa, e isso requer planejamento e dedicação. Mas, depois de tudo isso feito, você estará pronto para ter todas as vantagens e os benefícios em sua empresa.

Mas como descobrir qual o melhor sistema de gestão para a sua empresa? Cada negócio possui uma necessidade diferente, e para determinar qual o melhor sistema de gestão utilizar, você poderá recorrer ao Outsourcing.

Outsourcing

Outsourcing é um modelo de negócio criado pela Ambipar no qual o cliente contrata os nossos serviços para monitorar o desempenho de sua gestão, através do SGI (Sistema de Gestão Integrada). Isso possibilita que os especialistas da Ambipar, utilizem as nossas tecnologias para melhorar o desempenho do seu negócio, de modo terceirizado.

Consultoria Online

Outra forma de conseguir traçar caminhos para melhorias na sua empresa é através da Consultoria Online da Ambipar. Através dessa ferramenta, você será capaz de comprar horas para consultas em sistema de gestão de forma prática e fácil, sem ter que sair da comodidade do seu ambiente de trabalho.

Através da consultoria online você é capaz de realizar o diagnóstico da sua gestão e buscar por melhorias para que o seu negócio possa desenvolver de forma segura, eficiente e sustentável ao longo do tempo.

E então? Vamos descobrir a melhor ferramenta para você começar obter as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão? Fale conosco!

Published by: Comunicação

Tags: como implantar um sistema de gestão, implementar sistema de gestão, normas ISO, o que é sistema de gestão, SGI, sistema de gestão, sistema de gestão para empresas

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¹ Exemplo das exceções previstas na Lei nº 13.709, de 14-08-2018., Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades: I - cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; II - estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais; III - transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos nesta Lei; ou IV - uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

² Consultar hipóteses de guarda obrigatória de registros previstos no Marco Civil da Internet, Lei nº 12.965, de 23-04-2014: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l12965.htm

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No Termo de Uso da Ambipar ESG constam informações claras e completas sobre a coleta, o uso, o tratamento de dados e suas finalidades específicas, bem como a cláusula de consentimento expresso e específico do usuário.

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A Ambipar ESG estabelece controle estrito sobre o acesso aos dados pessoais, mediante a definição de responsabilidades das pessoas que terão possibilidade de acesso e de privilégios de acesso exclusivo para determinados usuários.

MECANISMOS PARA AUTENTICAÇÃO DE ACESSO

A Ambipar ESG aplica mecanismos de autenticação de acesso aos registros, usando, por exemplo, sistemas que asseguram a individualização do responsável pelo tratamento dos registros.

INVENTÁRIO DETALHADO DE ACESSO

A Ambipar ESG possui inventário detalhado dos acessos aos registros de conexão e de acesso às aplicações, contendo o momento, a duração, a identidade do funcionário ou do responsável pelo acesso designado pela empresa e o arquivo acessado, podendo ser disponibilizado ao usuário mediante requisição expressa.

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A Ambipar ESG possui soluções de gestão dos registros por meio de técnicas que garantem a ados, como encriptação ou medidas de proteção equivalentes.

APLICAÇÃO DE NORMAS DE CONSUMO

Serão aplicadas as normas de proteção e defesa do consumidor nas relações de consumo realizadas na internet.

MAIS SOBRE PADRÕES DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A Ambipar ESG possui equipe de TI especialista que aplica e promove a manutenção de diversos processos e sistemas que garantem a segurança dos seus dados. Segue abaixo mais detalhes referentes as camadas de segurança.

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A camada de segurança é realizada por meio de:

  • 1. CONTROLE DE ACESSO POR PERMISSÕES: Nossos colaboradores recebem apenas as permissões adequadas e exclusivas ao seu cargo e função.
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  • 3. AUTENTICAÇÃO DE DOIS FATORES: Os nossos colaboradores utilizam métodos de autenticação de dois fatores para se conectarem aos nossos sistemas.
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RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO DE DADOS

O Responsável pelo tratamento de dados no âmbito da LGPD e de outros regulamentos de proteção de dados é:

Ambipar ESG: Gestão de Compliance em Sustentabilidade

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E-mail: [email protected]

Web site principal: https://ambipar.com/

(referenciada também como Ambipar ESG Gestão de Compliance em Sustentabilidade)

RESPONSABILIDADES DA Ambipar ESG

Durante o uso de todas as plataformas e web sites, a Ambipar ESG assume compromissos com você:

a) Disponibilidade: Nossa meta é garantir 99% de disponibilidade dos sistemas da Ambipar ESG. Este 1% refere-se a pequenas atualizações e manutenções para a melhoria das funcionalidades. Será feita comunicação prévia aos clientes nos casos em que o sistema poderá ficar indisponível por mais tempo do que a meta estipulada;

b) Suporte: O nosso objetivo é que você tenha a melhor experiência nas nossas plataformas, quaisquer dúvidas, gentileza contatar o [email protected], estamos à sua disposição;

c) Segurança e prevenção: Nós nos comprometemos em implementar e atualizar camadas de segurança com o intuito de manter a integridade e a confidencialidade das informações dos nossos clientes e usuários, garantindo, assim, a proteção ao direito à privacidade.

d) Melhoria contínua: Nós implementamos ciclos PDCA (“plan, do, check, act”) em nossos sistemas visando o aumento de sua performance, buscando sempre a melhoria contínua;

e) Registros: Armazenamos todos os registros nos sistemas Ambipar ESG, como por exemplo, alterações, exclusões ou inclusões feitas pelos usuários ou clientes, com o intuito de identificá-los e rastreá-los para a sua própria segurança ou posterior consulta de suas ações;

d) Finalidade e adequação: Todos os tratamentos de dados realizados por nós serão realizados com propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades.

e) Necessidade: O tratamento de dados é realizado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;

f) Livre acesso e transparência: Nós garantimos aos titulares de dados transparência, consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade das informações de seus dados pessoais e seus respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial.

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h) Não discriminação: Nós nos comprometemos com a impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;

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a) Qualquer tipo de violação da privacidade de outros usuários e invasão de nossos sistemas;

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c) Utilização do seu login e senha por outro usuário (login/senha é pessoal e intransferível);

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e) A prática de ilícitos dentro dos sistemas da Ambipar ESG como, por exemplo, divulgação de material preconceituoso ou racista, pornografia infantil, qualquer tipo de ameaça, discriminação sexual, corrupção, discurso de ódio, dentre outros¹;

f) Qualquer uso de nosso conteúdo com propósitos ilegais ou com intenções de incitação a discursos de ódio;

g) Qualquer violação de copyright ou direito autoral alheio reproduzindo material sem prévia autorização da equipe de segurança da Ambipar ESG;

h) Uso ou veiculação de qualquer material ou conteúdo da Ambipar ESG, sem a autorização desta. 1A Ambipar ESG poderá retirar os conteúdos ilícitos descritos sem prévia autorização do usuário

PROPRIEDADE INTELECTUAL

A Ambipar ESG declara e garante que possui todas as devidas autorizações e permissões legais para utilizar os direitos de uso de todos os desenhos, patentes, marcas, know-how, software, segredos industriais e quaisquer outros dados e informações utilizados, direta ou indiretamente, na execução do objeto deste Termo.
A celebração do presente Termo não transfere e nem confere à terceiros quaisquer direitos, reconhecidos ou não, no âmbito do direito da propriedade industrial ou dos direitos autorais sobre toda e qualquer Propriedade Intelectual da Ambipar ESG neste momento ou que ela venha a ser titular durante a consecução das atividades deste Termo e/ou de suas demais atividades.

BASE LEGAL PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

As operações de tratamento de dados pessoais serão realizadas com base no art. 7, I, II, V, VI, VII e IX, da Lei nº 13.709, de 14-08-2018, respectivamente:

a) “Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular”;

b) “Para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador”;

c) “Quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados”;

d) “Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23-09-1996 (Lei de Arbitragem)”;

e) “Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro”;

f) “Quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais”.

PERÍODO DURANTE O QUAL OS DADOS SÃO ARMAZENADOS

O armazenamento de dados pessoais ocorrerá durante o tempo que for necessário para atingir a finalidade do armazenamento de dados, com exceção dos casos em que houver previsão legal ou ordem judicial determinando período de armazenamento superior. Caso a finalidade do armazenamento expirar, os dados pessoais serão anonimizados2 .

² Dado anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento, nos termos do art. 5, III, da Lei nº 13.709, de 14-08-2018.

TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS E DE CRIANÇAS OU ADOLESCENTES

A Ambipar ESG não solicita nem realiza o tratamento de dados pessoais sensíveis. A solicitação de dados de crianças ou adolescentes poderá ocorrer no momento do cadastro do usuário no EAD, loja on-line e outros web sites Ambipar ESG. O tratamento destes dados ocorrerá mediante consentimento específico e em destaque dado por pelo menos um dos pais ou pelo responsável legal, visando sempre o melhor interesse da criança ou adolescente.

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Quando você visita os nossos web sites, identificamos os seguintes conjuntos de dados:

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Você pode eliminar cookies no seu navegador a qualquer momento e pode configurar todos os navegadores comuns para que os cookies normalmente não sejam armazenados, caso vise expressar a sua objeção à definição de cookies. Caso desative a definição de cookies, não conseguirá utilizar todas as funcionalidades dos nossos web sites.

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COOKIES DOS SISTEMAS

Cookies são pequenos arquivos de texto que o navegador de internet armazena no seu computador ao visitar algum web site. Um cookie armazena pequenas quantidades de dados, por exemplo, um “cookie ID”. Esta é uma pequena cadeia de caracteres que permite aos web sites associar visualizações de página a um navegador específico. Um navegador de internet em particular pode ser identificado através do cookie ID.

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