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SGI (Sistema de Gestão Integrada) GRC: Governança, Risco e Compliance
31/03/2020

O mapeamento de risco nada mais é do que o reconhecimento de ameaças ou perigos — ou até mesmo de oportunidades (o chamado “risco positivo”) — dentro de determinado ambiente.

Numa empresa, esses trabalhos de identificação geralmente são acompanhado por uma análise dos riscos, bem como controle e propostas de tratativas que envolvam todos os processos da organização.

Qual a necessidade de se realizar o mapeamento de risco?

Os riscos sofridos por uma empresa podem ser de diversas naturezas:

Risco Legal: quando a organização não está em acordo com a legislação e códigos de conduta que regem as operações de seu negócio;

Risco Operacional: quando a empresa utiliza de recursos (humanos e operacionais) não eficientes e que, portanto, podem trazer prejuízos;

Risco de Imagem: quando, por um descuido de conduta, a empresa arranha sua reputação perante clientes, fornecedores e a sociedade em geral.

Existem também aspectos externos que podem afetar as organizações e aumentar os riscos do negócio, como fatores de natureza política no país, instabilidade econômica, eventos sociais e tecnológicos.

A importância da governança

Quando falamos em mapeamento de riscos, é essencial que haja a visão da governança, ou seja, a capacidade de enxergar a empresa como um todo, e não sob a ótica da departamentalização, pois só assim a gestão se revela realmente eficaz.

A departamentalização costuma ficar muito evidente em casos específicos. Quando a empresa possui um Setor de Compras de Suprimentos, por exemplo, é essencial que este se comunique com todas as outras áreas. Em geral, o setor de compras não distingue as necessidades por trás da compra de uma caneta ou da compra de uma bomba hidráulica; é apenas sabido existe a necessidade de adquirir determinados suprimentos, no entanto, as prioridades de cada setor quase sempre são desconhecidas ou ignoradas.

Só que quando não existe conhecimento das necessidades de cada setor, a empresa pode se deparar com encrencas que poderiam muito bem ser evitadas. Vamos conhecer um caso clássico.

Exemplo de empresa que cometeu erro clássico

Um dia, o setor de produção da indústria XYZ teve um problema. Uma peça de um maquinário muito importante sofreu um dano, fazendo cessar completamente a produção. O problema precisava ser solucionado com urgência. Acontece que a tal peça era importada.

Quando o gestor Everaldo, responsável pela área de produção, consultou o setor de compras, descobriu que a reposição levaria um mês para chegar. Como interromper a produção por um mês inteiro? Impossível, não é? Desesperado, Everaldo pensou em uma solução rápida: ligou para o gerente Siqueira, que por acaso estava em reunião nos Estados Unidos e estaria de volta ao Brasil dali a dois dias, e solicitou que este realizasse a compra da peça em seu cartão corporativo.

Como era uma peça pequena, Siqueira poderia trazê-la no bolso. Em dois dias, a peça estava instalada e a produção estava a todo vapor. Everaldo foi um herói e salvou o dia, certo? Sob o ponto de vista da produção, sim. Sob o ponto de vista jurídico e tributário, não. Porque no dia em que a empresa XYZ passou por uma auditoria, o auditor percebeu que aquela era uma peça nova.

– Onde está a documentação da compra desta peça?

– Ah, não foi nosso setor de compras que realizou a aquisição. Foi o Siqueira, nosso gerente, que trouxe dos Estados Unidos.

Siqueira tinha feito uma importação ilegal, pois a peça não fora declarada à Receita Federal. Com a melhor das intenções ( eno desespero para botar algo pra funcionar), Siqueira e Everaldo colocaram a empresa numa encrenca tributária.

Se a governança corporativa fosse de fato valorizada na empresa XYZ, muito provavelmente tal problema não teria ocorrido. Everaldo estaria ciente da vida útil daquela peça tão importante e poderia planejar a próxima aquisição com antecedência. Ou então teria uma lista de fornecedores capazes de entregá-la em tempo hábil sem cobrar valores exorbitantes. Ou ainda: a troca da peça poderia ser prevista em manutenção preventiva de tantos em tantos anos. Enfim… A empresa poderia ter vindo com N soluções que não resultassem num grave problema.

O setor financeiro, por exemplo, costuma ter muito mais noção de conformidade do que o setor de produção, cujas preocupações estão mais voltadas para os problemas de ordem prática.

Como evitar esse tipo de problema então?

O ideal é que a empresa tenha à sua disposição um software que permeie de forma estruturada as etapas do negócio. A área de finanças, precisa se comunicar com a área tributária, com a área de produção, com o RH etc. Todos os setores precisam identificar as necessidades alheias, sem exceção.

SGI (Sistema de Gestão Integrada) GRC – Governança, Risco e Compliance, da Ambipar, permite que a organização identifique e implemente ações eficazes para monitorar os riscos e as oportunidades de suas atividades, produtos, serviços ou tarefas, auxiliando na no desenvolvimento de critérios de avaliação e de cálculos através de metodologia própria ou se adaptando à metodologia preferencial da empresa.

O Módulo GRC não apenas aponta se os riscos e oportunidades são significativos, como permite a criação de ações preventivas, corretivas e emergenciais personalizadas, com um campo para determinar os responsáveis e prazos individualmente.

Benefícios do GRC

  • Gera relatórios e gráficos gerenciais.
  • Realiza avaliações através de métodos quantitativos personalizados (como Matriz de Risco).
  • Envia notificações sobre prazos e ações a todos os interessados.
  • Apresenta espaço para gestão dos riscos de não atendimento à legislação, evitando passivos e danos à empresa.
  • Constrói a matriz de riscos aliada à metodologia de credibilidade e confiabilidade nas análises.
  • Pode ser integrado a outros módulos do sistema e visão corporativa.
  • Classifica a origem e severidade de cada risco.
  • Calcula a probabilidade de ocorrência de cada risco.
  • Auxilia na gestão e monitoramento da relação da empresa com terceiros.

O Módulo GRC foi desenvolvido com base na ISO 31000, motivado pelas novas versões da ISO 9001 e ISO 14001, que enfatizam o tema.

SGI (Sistema de Gestão Integrada) GRC – Detalhes Completos da sua Gestão

Todas as organizações, de todos os setores, estão sujeitas a algum tipo de risco. Portanto, é fundamental que os gestores compreendam a aceitem que o risco é intrínseco a qualquer atividade — e que por isso é tão importante realizar seu monitoramento.

A gestão de risco, quando bem executada, agrega valor ao negócio, facilita a tomada de decisões em todos os níveis hierárquicos, valoriza o capital humano e intelectual dos colaboradores e permite um processo de melhoria contínua em todos os processos da organização.

Fale com nossa Equipe especializada em Gestão de Riscos e Compliance e implemente o SGI (Sistema de Gestão Integrada) GRC na sua gestão! Se preferir, solicite a equipe uma demonstração do Software e descubra o que o GRC fará por você!

Published by: SogiBlog

Tags: como gerenciar os riscos do negócio, gestão de riscos, Governança, governança risco e compliance, GRC, GRC - Governança, o que é SGI, riscos do negócio, SGI GRC

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¹ Exemplo das exceções previstas na Lei nº 13.709, de 14-08-2018., Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades: I - cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; II - estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais; III - transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos nesta Lei; ou IV - uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

² Consultar hipóteses de guarda obrigatória de registros previstos no Marco Civil da Internet, Lei nº 12.965, de 23-04-2014: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l12965.htm

d. Informações sobre você que foram alvo de uso compartilhado de dados;

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No Termo de Uso da Ambipar ESG constam informações claras e completas sobre a coleta, o uso, o tratamento de dados e suas finalidades específicas, bem como a cláusula de consentimento expresso e específico do usuário.

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A Ambipar ESG aplica mecanismos de autenticação de acesso aos registros, usando, por exemplo, sistemas que asseguram a individualização do responsável pelo tratamento dos registros.

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A Ambipar ESG possui soluções de gestão dos registros por meio de técnicas que garantem a ados, como encriptação ou medidas de proteção equivalentes.

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(referenciada também como Ambipar ESG Gestão de Compliance em Sustentabilidade)

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Durante o uso de todas as plataformas e web sites, a Ambipar ESG assume compromissos com você:

a) Disponibilidade: Nossa meta é garantir 99% de disponibilidade dos sistemas da Ambipar ESG. Este 1% refere-se a pequenas atualizações e manutenções para a melhoria das funcionalidades. Será feita comunicação prévia aos clientes nos casos em que o sistema poderá ficar indisponível por mais tempo do que a meta estipulada;

b) Suporte: O nosso objetivo é que você tenha a melhor experiência nas nossas plataformas, quaisquer dúvidas, gentileza contatar o [email protected], estamos à sua disposição;

c) Segurança e prevenção: Nós nos comprometemos em implementar e atualizar camadas de segurança com o intuito de manter a integridade e a confidencialidade das informações dos nossos clientes e usuários, garantindo, assim, a proteção ao direito à privacidade.

d) Melhoria contínua: Nós implementamos ciclos PDCA (“plan, do, check, act”) em nossos sistemas visando o aumento de sua performance, buscando sempre a melhoria contínua;

e) Registros: Armazenamos todos os registros nos sistemas Ambipar ESG, como por exemplo, alterações, exclusões ou inclusões feitas pelos usuários ou clientes, com o intuito de identificá-los e rastreá-los para a sua própria segurança ou posterior consulta de suas ações;

d) Finalidade e adequação: Todos os tratamentos de dados realizados por nós serão realizados com propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades.

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e) A prática de ilícitos dentro dos sistemas da Ambipar ESG como, por exemplo, divulgação de material preconceituoso ou racista, pornografia infantil, qualquer tipo de ameaça, discriminação sexual, corrupção, discurso de ódio, dentre outros¹;

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g) Qualquer violação de copyright ou direito autoral alheio reproduzindo material sem prévia autorização da equipe de segurança da Ambipar ESG;

h) Uso ou veiculação de qualquer material ou conteúdo da Ambipar ESG, sem a autorização desta. 1A Ambipar ESG poderá retirar os conteúdos ilícitos descritos sem prévia autorização do usuário

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A Ambipar ESG declara e garante que possui todas as devidas autorizações e permissões legais para utilizar os direitos de uso de todos os desenhos, patentes, marcas, know-how, software, segredos industriais e quaisquer outros dados e informações utilizados, direta ou indiretamente, na execução do objeto deste Termo.
A celebração do presente Termo não transfere e nem confere à terceiros quaisquer direitos, reconhecidos ou não, no âmbito do direito da propriedade industrial ou dos direitos autorais sobre toda e qualquer Propriedade Intelectual da Ambipar ESG neste momento ou que ela venha a ser titular durante a consecução das atividades deste Termo e/ou de suas demais atividades.

BASE LEGAL PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

As operações de tratamento de dados pessoais serão realizadas com base no art. 7, I, II, V, VI, VII e IX, da Lei nº 13.709, de 14-08-2018, respectivamente:

a) “Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular”;

b) “Para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador”;

c) “Quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados”;

d) “Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23-09-1996 (Lei de Arbitragem)”;

e) “Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro”;

f) “Quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais”.

PERÍODO DURANTE O QUAL OS DADOS SÃO ARMAZENADOS

O armazenamento de dados pessoais ocorrerá durante o tempo que for necessário para atingir a finalidade do armazenamento de dados, com exceção dos casos em que houver previsão legal ou ordem judicial determinando período de armazenamento superior. Caso a finalidade do armazenamento expirar, os dados pessoais serão anonimizados2 .

² Dado anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento, nos termos do art. 5, III, da Lei nº 13.709, de 14-08-2018.

TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS E DE CRIANÇAS OU ADOLESCENTES

A Ambipar ESG não solicita nem realiza o tratamento de dados pessoais sensíveis. A solicitação de dados de crianças ou adolescentes poderá ocorrer no momento do cadastro do usuário no EAD, loja on-line e outros web sites Ambipar ESG. O tratamento destes dados ocorrerá mediante consentimento específico e em destaque dado por pelo menos um dos pais ou pelo responsável legal, visando sempre o melhor interesse da criança ou adolescente.

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